Ворд как пользоваться: Обучение работе с Word для Windows

Слияние документов Microsoft Word и шаблоны FossLook

Введение

На практике часто возникает задача создания множества однотипных документов таких, например, как письма для рассылки. При этом в письмах меняются только имена и адреса корреспондентов, а содержимое остается одинаковым для всех. В Microsoft Office для подобных целей существует механизм «слияния». Причем вы можете пользоваться слиянием не только для писем, но и для любых других документов, например, договоров, приказов и т.д.

В статье будет показано, как можно работать с однотипными документами, используя функции «слияния документов» Word, и как можно автоматизировать ту же работу с помощью механизма шаблонов платформы FossLook.

Создание однотипных документов с помощью слияния в Microsoft Word

Слияние документов в Microsoft Word рассчитано главным образом на рассылку писем. В меню редактора Word работе с письмами посвящена вкладка «Рассылки». Предполагается, что у вас есть некоторый список данных о корреспондентах (в виде файла Excel или контактов Outlook), которые нужно связать с требуемыми местами в письме, например, в обращении к адресату и т. д.

Рассмотрим более общую задачу, когда нам требуется создать не письмо, а другой какой-либо документ, например, договор и автоматизировать создание таких договоров для некоторого набора данных о контрагентах в этих договорах.

Для примера возьмем вводную часть некоторого дистрибьюторского договора, набранную в Microsoft Word:

Требуется сделать так, чтобы Word подставил в поля «Number», «Date» и др. значения из внешнего файла, которые при необходимости можно отредактировать, добавить новые, подставить их в связанный документ, распечатать и т.д.

Для этого создадим в Microsoft Excel документ:

В Excel файле построчно записаны значения, которые требуется подставить в документ Word в соответствующие поля: месяц, дата, год, номер, поставщик, страна поставщика, дистрибьютор, страна дистрибьютора. Верхняя строка используется для заголовков колонок.

С помощью пункта меню Microsoft Word «Рассылки/Выбрать получателей/использовать существующий список» вы можете указать имя файла – источника данных для слияния с документом Word. Выберите наш Excel файл.

Далее выберите место в документе Word, куда требуется вставить значение из Excel файла и с помощью пункта меню «Рассылки/Вставить поле слияния» выберите заголовок колонки в Excel файле, откуда будут подставляться ваши значения. Таким образом, будет установлена связи с источником данных.

Теперь наш документ готов для подстановки в него данных из источника (Excel файла). Нажмите «Просмотреть результаты» и, управляя кнопками прокрутки записей, можно просмотреть документ Word для каждой строки данных из файла Excel:

Далее все или выбранные документы можно отправить на печать:

Шаблоны FossLook

Попытаемся решить описанную выше задачу с помощью платформы FossLook. Для этого создадим три типа документов: Suplier (для ведения базы поставщиков), Distributor (для дистрибьюторов) и Distribution Agreement (для учета договоров) и один справочник Countries (для стран поставщиков и дистрибьютеров, упомянутых в договорах):

Тип документа Distribution Agreement использует поля Suplier и Distributor, которые являются ссылками на соответствующие документы:

Заполним справочник и другие документы данными, которые использовались в Excel файле. Далее создадим шаблон документа Distribution Agreement:

Как видим диалог выбора поле для вставки в шаблон показывает поля не только основного документа, но и документов, на которые тот ссылается.

В итоге документ с вложенным в него файлом, созданным по спроектированному шаблону, будет выглядеть следующим образом:

Этот документ может быть отправлен на печать.

Выводы

Функция «слияния» Word и механизм работы с шаблонами FossLook позволяют добиться одного и того же результата – автоматизировать создание однотипных документов с последующей отправкой их на печать. Однако у каждой программы есть свои преимущества:

Преимущества Microsoft Word:

• Поддержка в качестве источника данных файлов различных форматов Microsoft, в том числе и адресной книги Outlook.
• Возможность отправки на печать сразу нескольких документов, не открывая каждый по отдельности.

 

Преимущества FossLook:

• Возможность работы в многопользовательском режиме.
• Установка связи между документами (по типу родительский-дочерний либо просто ссылка на документ) с возможностью вставки выбранных полей из одного документа в другой.

13 бесплатных курсов по работе в MS Office

Полезно и интересно: 13 бесплатных курсов по работе в MS Office СаморазвитиеПодписаться

Group 7Created with Sketch.

Несмотря на распространенность облачных офисных решений, многие до сих пор регулярно пользуются сервисами MS Office. Но, даже с учетом того, что история их использования насчитывает уже пару десятилетий, часто знания пользователей о возможностях Excel, Powerpoint и даже Word, которые постоянно расширяют свой функционал, остаются на достаточно базовом уровне. Собрали 13 бесплатных ресурсов, которые помогут освоить новые полезные функции MS Office и решать при помощи них самые разные задачи, от создания креативных идей до эффективной работы с объемными данными и текстовыми документами.

Microsoft Powerpoint

Powerpoint Presentation — design powerpoint slides

Язык: английский (английские субтитры)
Когда начать: в любое время

Видеокурс из 11 лекций, который наглядно демонстрирует все возможности Powerpoint, дают полезные советы по дизайну и созданию шаблонов. Вы научитесь создавать красивые презентации с нуля, потратив на оформление слайдов не более 1 часа.

Создание эффективных учебных презентаций

Язык: русский
Когда начать: в любое время

Курс лекций, который за 2 часа и 30 минут научит всем базовым функциям MS Powerpoint и подробно расскажет, как работать с текстом, видео-, аудио- и фотоматериалом. Бонусом идет лекция о том, как подготовиться к публичным выступлениям.

PowerPoint Slide Design — Casual Slides Presentation

Язык: английский (есть английские субтитры)
Когда начать: в любое время

Видеокурс о том, как создавать бизнес-презентации. В ходе обучения вы найдете как минимум 5 идей для шаблонов, которые можно будет применять для дальнейшей работы, не тратя на дизайн слишком много времени. Подойдет как для начинающих, так и для опытных пользователей Powerpoint.

Microsoft Excel

ТОП-20 формул Excel на каждый день

Язык: русский
Когда начать: в любое время

Краткий видеокурс для начинающих, в котором собраны самые популярные и удобные функции для работы с данными: логические функции, функции суммы, работа с датами и многое другое.

Специализация Everyday Excel

Язык: английский (русские субтитры)
Когда начать: в любое время

Серия из 3 курсов, которые помогут освоить Excel от самых азов до продвинутого уровня. В первых двух курсах вы освоитесь в среде, научитесь выполнять простые операции, финансовые расчеты и пользоваться передовыми методами по управлению данных. В заключительном курсе вы примените все полученные навыки на реальных проектах.

Изучаем Excel на практическом примере

Язык: русский
Когда начать: в любое время

Мини-курс, состоящий из 9 лекций длиной не более 12 минут, позволит изучить базовые функции Excel по принципу «от простого к сложному». В процессе обучения вы примените весь материал на практике при составлении семейного бюджета.

Простой эксель, который вы освоите за несколько часов

Язык: русский
Когда начать: в любое время

Курс состоит из 9 подробных статей с конкретными примерами, на основе которых вы быстро изучите весь необходимый функционал Excel для работы с данными: СУММАЕСЛИ, ВПР, логические функции и расчеты, форматирование, графики и многое другое.

Интенсив «Формулы и методы для планирования Excel»

Язык: русский
Когда начать: в любое время

Бесплатный интенсив научит работать с данными, составлять маркетинговые планы, ставить задачи по проекту и многому другому, что пригодится в работе и что можно сделать при помощи одного Excel. За 2 часа вы научитесь составлять графики и диаграммы, обучитесь основам визуализации проекта и освоите основные инструменты для работы с датами.

Excel для начинающих

Язык: русский
Когда начать: в любое время

Видеокурс из 16 лекций, которые подробно раскрывают все основные компоненты Excel: от возможностей и функционала интерфейса до работы с объемными базами данных и анализа таблиц.

Microsoft Word

Microsoft Word 2016 Learn to Become a Master

Язык: английский (английские субтитры)
Когда начать: в любое время

Видеокурс из 22 лекций, который за 2 часа расскажет обо всех возможностях MS Word: от базовых компонентов при работе с текстом до практических советов о том, как создать резюме или письмо, записать макрос, использовать закладки, гиперссылки и многое другое.

Word от А до Я: Мастер-класс

Язык: русский
Когда начать: в любое время

25 лекций длительностью 1 час охватывают все основные элементы Word. Прослушав курс, вы научитесь работать с таблицами, видео и изображениями, создавать наклейки и письма, а также оперировать горячими клавишами для быстрой и удобной работы в программе.

Обучение Microsoft Word онлайн

Язык: русский
Когда начать: в любое время

Более 20 лекций о том, как работать с функциями Word. В основном предназначены для начинающих, но будет интересно и продвинутым пользователям — например, узнать о том, как создавать объявления или красивые резюме при помощи MS Word.

Learn How to Be Creative in MS Word (special card)

Язык: английский (есть английские субтитры)
Когда начать: в любое время

Видеокурс из 6 лекций рассказывает о том, как использовать креативные возможности MS Word. В ходе обучения вы создадите открытку, узнаете больше о форматировании текста и редактировании изображений для реализации творческих идей.

Валерия Шаповалова

Теги

#начальный уровень

#анализ данных

#hard skills

Смотрите также

Саморазвитие

Не снимайте корону: современные монархии в Европе

Саморазвитие

10 книг, которые можно прочесть на выходных

Саморазвитие

В удобном формате: 10 аудиокниг и подборок, чтобы знать все обо всем

Саморазвитие

Игра-путешествие для тех, кто любит историю

Саморазвитие

Все получится: 10 фильмов для мотивации

Саморазвитие

Как рождаются оригинальные идеи и при чем здесь воровство

Показать еще

10 советов и приемов, чтобы стать мастером Microsoft Word

Когда дело доходит до обработки текста, Microsoft Word является золотым стандартом. Как часть пакета повышения производительности Microsoft Office, более одного миллиарда пользователей компьютеров используют эту программу каждый день. Это почти каждый седьмой человек на всей планете — впечатляющее число, не имеющее себе равных в технологической отрасли.

Несмотря на то, что многие потребители используют Microsoft Word, не все знают, как максимально использовать возможности программы. Word содержит множество функций, упрощающих создание документов, отчетов и текстовых файлов. А когда ваша повседневная работа становится проще, вы становитесь более продуктивным и эффективным, что должно быть конечной целью любого программного обеспечения.

Ниже приведены 10 наших любимых сочетаний клавиш, советов, приемов и средств экономии времени, которые помогут ускорить использование Microsoft Word. (Большинство из этих предложений работают со всеми версиями Word, но некоторые из них относятся только к более новым версиям, таким как Word 2013, 2016 или 2016 для Mac.) Попробуйте некоторые из них сегодня и сообщите нам, что вам подходит.

Спросите любого, кто знает эти сочетания клавиш — Ctrl + C для копирования, Ctrl + V для вставки и Ctrl + X для вырезания — и они подтвердят их критическую природу экономии времени. Сначала освойте эти три основные команды, и вы обнаружите, что создаете документы с удивительной скоростью.

Некоторым людям нравится работать в окне Word, увеличенном до 150 %, в то время как другим нравится избавляться от необходимости прокручивать влево и вправо или вверх и вниз, уменьшив масштаб до 75 %, чтобы увидеть документ целиком. В любом случае используйте кнопку  «Окно» > «Масштаб» , чтобы выбрать наиболее подходящий для вас параметр, или найдите вкладку «100%» с ползунком  в правом нижнем углу документа, чтобы легко увеличить масштаб. или вне.

Это простой способ, о котором вы, возможно, не знали: вместо того, чтобы медленно нажимать на клавиатуру, чтобы удалить текст, или удерживать нажатой Backspace  чтобы удалить слова или целые предложения, нажмите  Ctrl + Backspace 90 010   с курсором, расположенным после слова, которое вы хотите стереть по одному слову за раз, делая утомительная задача намного проще.

Каждый раз, когда вы выделяете слово или фразу и щелкаете по ней правой кнопкой мыши, вы увидите «Интеллектуальный поиск», который служит быстрым ярлыком для просмотра веб-страниц без замедления работы, чтобы открыть отдельное окно браузера. Этот мощный инструмент, от определений слов до сканирования новостей, может превратить простой вопрос в кладезь знаний.

Пытаетесь превратить документ из внешнего источника во что-то, что вам подходит? Странное форматирование может замедлить работу, поэтому вместо того, чтобы пытаться исправить одну вещь за раз, нажмите Ctrl + Space или нажмите кнопку Очистить все форматирование (в более новых версиях ластик на букве A). на вкладке «Главная» ), чтобы удалить форматирование выделенного текста и начать заново со своим собственным стилем.

В большинстве новых версий Word есть удобное поле «Расскажите, что вы хотите сделать» в верхней части панели инструментов. Вставьте слово или фразу, относящуюся к любой инструкции, и программа сможет быстро идентифицировать команду, которую вы ищете.

Вместо того, чтобы использовать утомительный метод перетаскивания и выделения, вы можете использовать мышь для выбора фрагментов текста: дважды щелкните слово, чтобы выделить его, или тройной щелчок, чтобы выделить целое предложение или раздел.  

Подобно командам копирования/вставки/вырезания, изучение сочетания клавиш для добавления веб-ссылок в документ — Ctrl + K — сэкономит много времени и быстро станет одним из самых полезных инструментов в вашем наборе. .

Не нравятся Калибри или Камбрия? Предпочитаете Arial Times New Roman или любите современный характер Verdana? Самое приятное в Microsoft Word — это то, что вы можете выбрать шрифт по умолчанию — эта команда зависит от версии, но самый надежный способ — нажать Формат > Шрифт , выберите нужные атрибуты и нажмите  По умолчанию .

Вместо использования мыши для перехода к команде Найти нажмите Ctrl + F , чтобы либо открыть окно в старых версиях Word, либо автоматически переместить курсор на Поиск в документе 90 012 меню, которое всегда появляется на панели инструментов в новых версиях.

ПОДСКАЗКА: Щелкните стрелку раскрывающегося списка в увеличительном стекле меню Найти и щелкните Заменить , чтобы автоматически заменить определенное слово или фразу другим словом или фразой, которую вы укажете.

Независимо от вашего уровня владения Microsoft Word, мы все могли бы использовать ускорение, чтобы сделать использование программы более продуктивным и эффективным. Хотите узнать, как пакет Office для повышения производительности может повлиять на вашу повседневную работу? Хотите знать, не пора ли обновить вашу версию Word? Есть ли другие советы и приемы, которые произвели революцию в использовании программы? Свяжитесь с CMIT Solutions сегодня.

Работа в Microsoft Word

Назад

Используйте эти команды для основных операций с документами в Microsoft Word.

В этих процедурах используются команды на естественном языке. Чтобы использовать их, вы должны включить параметр Включить команды на естественном языке и параметр Включить команды Microsoft Word в диалоговом окне Дополнительные команды. Дополнительные сведения см. в разделе О командах на естественном языке.

Чтобы получить список команд, которые можно использовать в Word, произнесите «Что я могу сказать?» в любое время.

Если вы используете макет в режиме чтения, вы не можете диктовать, выделять или исправлять текст в документе с помощью Dragon. Вы можете выполнять эти действия, только находясь в поле комментария.

Чтобы открыть Word: Произнесите «Открыть Microsoft Word».

Чтобы создать новый документ: Произнесите «Создать новый файл».

Чтобы открыть существующий документ (только Office 2016): Произнесите «Открыть файл». Появится экран Открыть. Выполните одно из следующих действий: Скажите «Нажмите < имя файла > точка < расширение файла >», чтобы открыть последний документ из списка, или Скажите «Щелкните этот компьютер», а затем скажите «Щелкните < имя файла > точка < расширение файла >», чтобы открыть документ на локальном диске.

Чтобы открыть существующий документ: Произнесите «Открыть файл». Продиктуйте имя файла. Произнесите «< имя файла > точка < расширение файла >». Произнесите «Нажмите Enter».

Чтобы открыть меню «Файл»: Произнесите «Щелкните вкладку «Файл».

Чтобы открыть все остальные меню: Произнесите «Нажмите < имя меню >».

Для выбора пункта меню: Скажите: «Нажмите < пункт меню >».

Чтобы развернуть или свернуть ленту: Произнесите одно из следующих слов: «Расширенная лента» «Свернуть ленту»

Чтобы установить фокус на поле «Расскажите, что вы хотите сделать» (только для Office 2016): Произнесите одно из следующих слов: «Перейти к полю подсказки» «Нажмите Alt q»

Для прокрутки документа: Произнесите одно из следующих слов: «Начать прокрутку вверх» «Прокрутка вниз» «Начать прокрутку вниз» «Прокручивай быстрее» «Прокрутка вверх» «Прокрутка медленнее»

Чтобы остановить прокрутку: Произнесите «Остановить прокрутку».

Для прокрутки окон и диалоговых окон: См. Для прокрутки в окнах.

Для перемещения по документу: Произнесите одно из следующих слов: «Линейка» «Линия вниз» «Страница вверх» «Страница вниз» или Использовать глобальные команды. Дополнительные сведения см. в разделе Перемещение по документам, веб-страницам и текстовым полям. Чтобы получить дополнительные команды, скажите «Что я могу сказать?».

Чтобы закрыть документ: Произнесите «Закрыть файл».

Чтобы сохранить существующий документ: Произнесите «Сохранить изменения».

Чтобы сохранить новый документ (только для Office 2016): Произнесите «Сохранить файл». Произнесите «Выберите этот компьютер». Произнесите «Щелкните Документы». Продиктуйте имя файла. Произнесите «< имя файла >» Произнесите «Нажмите «Сохранить».

Чтобы сохранить новый документ: Произнесите «Сохранить изменения». Продиктуйте имя файла. Произнесите «< имя файла > точка < расширение файла >» Произнесите «Нажмите «Сохранить».

Сохранить как: Произнесите «Сохранить документ как». Продиктуйте имя файла. Произнесите «< имя файла > точка < расширение файла >» Скажите «Сохранить как тип» Произнести «Показать выбор» Выберите тип файла, сказав «Переместить вниз » Произнесите «Нажмите Enter» Произнесите «Нажмите «Сохранить».

Для печати документа: Произнесите «Печать документа». Произнесите «Нажмите OK» или «Нажмите «Печать».

Для переключения между открытыми документами: См. Для переключения между открытыми документами.

 

Published in Разное

Ваш комментарий будет первым

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий

Имя*

Email*

Веб-сайт

Scroll to the top