Построить график работы онлайн: Рассчитать график смен онлайн

Бесплатный шаблон еженедельного рабочего графика был создан, чтобы помочь бизнес-менеджерам и менеджерам проектов планировать работу для своих сотрудников и команд. Разработанный как понятный и простой в использовании слайд PowerPoint, он может использоваться для широкого спектра потребностей планирования, от упрощения штатных расписаний и графиков покрытия до создания еженедельных повесток дня или сменных графиков.

Это бесплатный загружаемый слайд, позволяющий быстро составить еженедельный график работы, план покрытия или графическое расписание, которое будет легко просматривать, обновлять, распечатывать и делиться.Создание графика работы в виде визуала, а не в виде списка или таблицы, является полезной техникой планирования, поскольку визуальные эффекты легче понять и проще в общении. Обновите этот шаблон рабочего графика и отправьте его членам вашей команды или сотрудникам, чтобы они сосредоточились на своих заданиях в течение недели, гарантируя, что работа будет выполнена вовремя.

Шаблон также может помочь вам более эффективно планировать смены. Он был создан в стиле почасовой диаграммы Ганта, который будет знаком командам, руководству и другим сотрудникам.Кроме того, шаблон поддерживает перекрытие расписания, что облегчает просмотр перекрытий планирования смены или наличие каких-либо пробелов в покрытии, которые требуют внимания. Он был создан, чтобы помочь людям или организациям, которым необходимо управлять графиками работы, которые различаются по отделам, сотрудникам, часовым поясам или сменам.

Шаблон еженедельного рабочего графика был создан изначально в PowerPoint, поэтому его настройка для связи или публикации планов рабочего времени проста и знакома. Загрузите бесплатный шаблон и откройте его в PowerPoint.Затем начните настраивать данные, шрифты, цвета или стиль с помощью любого из элементов управления PowerPoint. Кроме того, вы можете использовать Office Timeline для автоматического управления всеми обновлениями вашего расписания.

Office timeline — это средство составления расписаний, которое подключается к PowerPoint для автоматического обновления и изменения шаблона или для создания новых похожих шаблонов. Если планы меняются, инструмент позволяет автоматически обновлять шаблон еженедельного рабочего графика всего за несколько кликов прямо из PowerPoint.Его также можно использовать для добавления других данных о планировании работы, таких как сегодняшняя дата, сотрудники или сотрудники с цветовым кодом, для более удобного отслеживания смен и перекрывающихся графиков.

Какое лучшее расписание для моей команды?

Планирование ваших сотрудников никогда не кажется легче, не так ли? Существует так много движущихся частей, которые нужно координировать: запросы на перерывы, сверхурочные, правильные люди, работающие в правильные смены, обучение новых сотрудников, поиск замен, работа в чрезвычайных ситуациях … список можно продолжать и продолжать.

К счастью, современные мобильные технологии позволили упростить весь процесс. Во-первых, обязательно следуйте некоторым важным важным стратегиям.

Например, составьте расписание заранее; сделать расписание легко читаемым и легкодоступным; облегчить сотрудникам возможность указывать их наличие, общаться и держать всех в курсе событий; и всегда, всегда имейте план Б. Эти лучшие практики могут помочь упростить процесс планирования и обеспечить бесперебойную работу.

В этой статье мы начнем с того, что познакомимся поближе со всеми преимуществами, которые может предоставить приложение рабочего графика. Затем мы обсудим 13 лучших приложений с графиком работы.В конце мы сосредоточимся на приложении Sling, которое поможет вам планировать, общаться, строить корпоративную культуру, вовлекать сотрудников, ставить задачи и многое другое.

Преимущества приложения «График работы»

Возможно, вы еще не полностью продали идею использования приложения «График работы» для своего бизнеса. Позвольте нам убедить вас сейчас.

Причиной использования приложения с графиком работы является то, что оно экономит ваше время и деньги. Качественное приложение рабочего графика сделает планирование быстрее и проще, что освобождает время, которое вы можете посвятить другим задачам.

Поскольку вы сосредоточены на улучшении других аспектов вашего бизнеса, таких как маркетинг или обслуживание клиентов, вы, скорее всего, увидите повышение прибыли. С этим довольно сложно спорить, верно?

Итак, как именно планирование становится намного проще и быстрее? Приложение рабочего графика оптимизирует процесс планирования следующим образом:

• Предотвращение двойного планирования сотрудника на ту же смену или планирования сотрудника на должность, на которую он не квалифицирован, для выполнения
• . количество сотрудников для каждой должности и для каждой смены
• Уведомление, когда вы запланировали сотрудника на смену, которая вступает в противоречие с его доступностью или запросом на перерыв
• Предупреждение о том, что сотрудник может получить сверхурочную оплату в конкретном неделя
• Распространение расписания среди ваших сотрудников сразу после его создания
• Позволяет вам легко вносить любые необходимые изменения в расписание, даже после того, как оно было завершено и отправлено в вашу команду
• Информирование всех сотрудников при внесении изменений или обновление было внесено в график

Все эти полезные функции сокращают планирование от горы до мухи слона.Но преимущества приложения с графиком работы не ограничиваются расписанием. Вот список некоторых других функций, которые может выполнять приложение с исключительным графиком работы.

Time Clock

Сотрудники могут просто входить и выходить на своих телефонах, а приложение может отслеживать часы работы каждого человека. Кроме того, некоторые приложения требуют, чтобы сотрудники подключились к Wi-Fi вашего предприятия, прежде чем они смогут включить часы, что гарантирует, что все на самом деле находятся на работе, когда утверждают, что это так.

Payroll Software

После регистрации количества часов, которое каждый сотрудник работает за период оплаты, лучшие приложения рабочего графика также позволят вам экспортировать эти данные для запуска расчета заработной платы.Например, с помощью Sling вы даже можете просмотреть свои трудовые затраты и предполагаемые трудовые затраты для запланированных будущих периодов оплаты.

Система обмена сообщениями для конкретной работы

Коммуникация имеет первостепенное значение, но сотрудники могут неохотно использовать личное приложение для обмена сообщениями, такое как Facebook Messenger или WhatsApp, для профессиональных разговоров. Идеальное приложение рабочего графика предоставляет функцию обмена сообщениями для размещения всех обсуждений, связанных с работой.

Этот список не является исчерпывающим, но он должен дать вам хорошее представление о том, насколько полезным может быть приложение рабочего графика для вашего бизнеса.Упрощая процесс планирования и служа нескольким другим важным целям, отличное приложение для рабочего графика может помочь вам повысить как эффективность, так и прибыль.

Итак, каким приложениям можно доверять, чтобы обеспечить все перечисленные выше преимущества? Давайте посмотрим на 13 различных приложений рабочего графика и сравним их функции.

Доступные приложения рабочего расписания

1) Планировщик расписания

Планировщик расписания — это приложение рабочего графика, которое может помочь вам контролировать процесс планирования работы сотрудника.Это позволяет создавать неограниченное количество полей с цветовой кодировкой, которые можно использовать для представления ваших сотрудников. Затем эти поля можно распределить по интерфейсу календаря, чтобы указать, когда сотрудник работает.

Как и Календарь Google, Планировщик расписания является облачным, поэтому распространение, изменения и совместная работа сводятся к нескольким касаниям экрана.

Имейте в виду, что Планировщик расписания был предназначен для одного человека, поэтому такое сложное планирование, как перекрывающиеся смены, может быть нелегким или даже невозможным с этим приложением графика работы.Это простой инструмент планирования, но он не был создан с учетом ресторанов или предприятий розничной торговли.

2) Fantastical 2

Fantastical 2 (основной упор делается на «кал», как в календаре) — еще одно приложение с графиком работы, которое может помочь снять стресс с планирования ваших сотрудников.

Как и другие приложения планирования, сотрудники могут вводиться как задачи и иметь цветовую кодировку, чтобы отличать их друг от друга. Пользователи могут просматривать расписание по дням, неделям или даже месяцам. Пользователи могут даже искать в расписании, чтобы увидеть прошлые, настоящие и будущие события, которые к ним относятся.

Хотя Fantastical 2 обладает некоторыми мощными функциями (такими как поддержка Apple Watch и 6 различных языков), он был создан в основном для одного пользователя. Да, его можно заставить работать с несколькими людьми и выполнять сложные графики, но зачем пытаться протолкнуть квадратный колышек в круглое отверстие?

Существуют и другие варианты приложения для рабочего графика, которые подходят лучше.

3) WorkTime

Как видно из названия, WorkTime — это планирование и отслеживание рабочего времени.Это приложение рабочего графика позволяет с легкостью создавать и отслеживать сложные рабочие графики. Пользователи могут ввести смену всего несколькими легкими нажатиями, а затем просмотреть расписание всей недели на одном экране.

Функции профессионального уровня — такие как неограниченное количество рабочих мест, аварийные сигналы и уведомления, и даже обмен расписаниями через Facebook, Twitter или электронную почту — делают это полезным приложением для планирования работы сотрудников. Пользователи могут даже добавлять отработанные часы и заработную плату с помощью калькулятора часов WorkTime.

Но, как и многие другие приложения из этого списка, WorkTime действительно предназначался только для одного пользователя.Вдобавок ко всему, у него нет никаких функций, которые могли бы помочь вам в процессе планирования. Действительно, только одно приложение рабочего графика делает.

4) Документы Google

По мере того, как работают приложения с графиком работы, Документы Google довольно просты. Он начинается как чистый лист бумаги, поэтому вам нужно проделать большую дополнительную работу, чтобы график выглядел как график. Это может быть сдерживающим фактором для некоторых людей, как и должно быть.

Существуют лучшие способы — лучшие приложения — для упрощения процесса планирования.

Приятной особенностью Google Docs является то, что она основана на облаке.Это означает, что сотрудники могут получить доступ к расписанию в любое время или в любом месте. Для вас это означает, что распространение проще, как получение запросов на изменение и внесение изменений. Документы Google могут быть не лучшим выбором для приложения с графиком работы, но это только начало.

5) Google Sheets

Google Sheets — это шаг вперед по сравнению с Документами Google, поскольку в нем уже отформатированы столбцы, строки и ячейки, и они готовы к работе. Это устраняет один большой шаг из рутинной работы по планированию и делает Sheets одним из первых приложений рабочего графика, к которому многие обращаются.

Google Sheets дает вам гибкость и простоту внесения изменений, которые идут с электронной таблицей, а также оптимизированное распространение и изменение, которые идут с облачными приложениями. Электронные таблицы были созданы для работы с базами данных и учета, поэтому такие приложения, как Google Sheets, могут не удовлетворить общие потребности ресторана.

Эти приложения охватывают основы, но не предлагают больше никакой помощи, чем это.

6) Google Calendar

Google Calendar сочетает в себе простоту просмотра календаря и доступность облачного приложения для работы по расписанию.Для вас, менеджера, представление календаря означает, что процесс планирования будет более простым и интуитивно понятным. Это победа сама по себе.

Для ваших сотрудников просмотр календаря означает, что заполненное расписание будет легко понять. Это означает, что путаница в том, кто работает, когда будет решительно уменьшена.

При этом важно помнить, что использование Календаря Google может быть затруднено, если у вас более пяти сотрудников. Он, как и многие другие приложения календаря, был создан для планирования действий для одного пользователя.Из-за этого у него нет многих функций, которые могут понадобиться растущему ресторанному или розничному бизнесу.

7) Текстовый процессор

Некоторые руководители команд ругаются текстовым процессором, который поставляется вместе с их компьютером. Но такие приложения, как Microsoft Word и Apple Pages, были созданы с учетом написанного слова. Они, конечно, не были предназначены для планирования, и при этом они не облегчают процесс. Это всего лишь маленький шаг над ручкой и бумагой.

Конечно, текстовый процессор может выполнить работу в крайнем случае.Но это, вероятно, потребует значительного количества времени и усилий только для того, чтобы правильно отформатировать… не говоря уже о том, чтобы сделать его легко доступным и совместным (два очень важных фактора в сегодняшней быстро меняющейся рабочей среде).

Одним из недостатков использования текстового процессора для составления расписания вашей команды является то, что после составления расписания требуется еще один шаг, чтобы передать его в руки вашего сотрудника. Вам нужно будет распечатать и опубликовать его, раздать, отправить по электронной почте или отправить на сторонний файлообменный сайт, такой как Dropbox.

Независимо от того, какой метод вы выберете, это еще один шаг. И давайте даже не думать о внесении изменений в расписание! С помощью текстового процессора вам придется повторно отправить весь документ, убедиться, что все его видели, а затем убедиться, что они не запутались в том, какой из них использовать.

8) Программа для работы с электронными таблицами

Хотя текстовый процессор, такой как Word или Pages, может быть лишь небольшим шагом над ручкой и бумагой, электронная таблица, такая как Microsoft Excel или Apple Numbers, может рассматриваться как нечто большее, чем просто базовый метод.Это делает приложение для электронных таблиц более распространенной заменой.

Одним из преимуществ приложения для работы с электронными таблицами является то, что оно не ограничено проблемами форматирования, которые мешают текстовым процессорам. Приложения для работы с электронными таблицами позволяют пользователям изменять размеры строк, столбцов и даже отдельных ячеек гораздо проще и проще.

Это не значит, что вам не понадобится много времени, чтобы все сделать правильно для вашего графика, но процесс должен быть значительно проще с приложением для электронных таблиц.

Несмотря на то, что приложения для работы с электронными таблицами обладают большей гибкостью в качестве инструмента планирования сотрудников, они по-прежнему ограничены проблемами распределения. Вам все равно придется распечатать и распространить расписание вручную, отправить его по электронной почте всем членам команды или опубликовать на веб-сайте для обмена файлами. Это еще один дополнительный шаг, который не должен быть там.

Подобно текстовым процессорам, электронные таблицы были разработаны с учетом других задач. Они очень хороши в качестве базы данных и инструмента учета. Да, приложение для работы с электронными таблицами можно использовать в качестве инструмента планирования, но лучше использовать другие приложения в этом списке.

9) Shifty

Shifty — это простое небольшое приложение для малых предприятий и частных лиц, которое позволяет планировать несколько человек в несколько смен. С интуитивно понятным интерфейсом перетаскивания, вы можете быстро и легко управлять только одним человеком или всем вашим персоналом. Вы даже можете назначать обязанности и задачи, чтобы ваши сотрудники знали, что нужно делать в медленное время.

Это приложение намного удобнее для планирования нескольких смен и нескольких сотрудников по сравнению с текстовыми процессорами и приложениями для работы с электронными таблицами.С одной стороны, он предназначен для планирования (в отличие от записи или обслуживания базы данных), поэтому представление, интерфейс, форматирование и все его инструменты облегчают эту задачу.

Однако он страдает от тех же проблем с распространением, что и предыдущие два приложения. Расписания распространяются по электронной почте. Это означает, что вы должны убедиться, что все получают их, даже если у них нет учетной записи электронной почты.

Plus, вы должны убедиться, что все понимают, когда вносятся изменения, потому что будут существовать несколько разные копии одного и того же расписания.Эта скорость распространения может сделать вещи более сложными, чем они должны быть, но время, которое вы сэкономите, просто составив расписание, вероятно, будет значительным.

Как бы ни был хорош Shifty, его функциональность в лучшем случае является базовой. Shifty не уведомит вас, когда вы дважды забронируете одного из своих сотрудников. Шифти не будет отслеживать запросы на перерыв. И Shifty не предложит предложений, чтобы упростить процесс планирования.

10) Электронная почта

Давайте немного поговорим о распределении.В какой-то момент, и если вы этого еще не сделали, вам нужно будет опубликовать свое расписание в Интернете. Это просто бизнес-климат, в котором мы живем. Самый простой способ сделать это с помощью облачного решения, такого как Sling. Но если вы все еще застряли, используя текстовый процессор или приложение для работы с электронными таблицами, электронная почта — следующий лучший вариант.

Чтобы получить расписание в руки своих сотрудников, вы просто создаете список рассылки, который включает всех членов вашей команды. Затем вы прикрепляете расписание к сообщению и отправляете его.

После того, как вы настроили свою группу, отправка расписания требует очень небольших усилий… хотя это еще один шаг, который можно устранить с помощью правильного приложения.

Хорошая особенность электронной почты в том, что она может быстро охватить большое количество людей. Плохо то, что использование электронной почты сокращается. Текстовые сообщения, мгновенные сообщения и чаты становятся новой нормой, поэтому ваши сотрудники могут не очень часто проверять свои почтовые ящики … если вообще.

Вам также придется бороться с множеством копий, возникающих при внесении изменений.Легко представить, что сотрудник пропустил новое электронное письмо и полагается на более старую копию расписания. Там очень реальный потенциал для путаницы там.

Если вы собираетесь полагаться на электронную почту для распространения своих расписаний, мы настоятельно рекомендуем включить дату изменения в документ и в тему электронной почты, чтобы ваши сотрудники не задавались вопросом, какой график соблюдать.

11) Dropbox

Dropbox — еще один вариант распространения, который может упростить процесс планирования.Вы просто создаете свое расписание, загружаете его в Dropbox и указываете всех сотрудников, которым разрешено его читать. Вы можете даже дать некоторым сотрудникам возможность редактировать документ, если вы того пожелаете.

Хорошая функция, которую предлагает Dropbox, заключается в том, что можно настроить отправку уведомлений всем членам вашей команды по электронной почте, текстовым сообщениям и ряду других каналов, чтобы они знали, когда было опубликовано новое расписание. Во многих отношениях он более эффективен, чем электронная почта, потому что он может достичь тех сотрудников, которые полагаются на текст или общение в чате.

Но опять же, это еще один шаг, который отнимает у вас драгоценное время.

12) Doodle

Doodle — еще одно простое приложение для составления расписаний, которое можно использовать в качестве средства отслеживания изменений, когда члены вашей команды работают. Это приложение не предлагает много функций, поэтому несколько смен и другие сложные расписания могут превосходить его возможности.

Но для малого бизнеса с небольшим количеством сотрудников это может быть хорошим переходом от ручки и бумаги (или электронных таблиц) к более продвинутому приложению планирования, такому как Sling.Облачный интерфейс Doodle делает его идеальным для того, чтобы быстро и легко получить график в руки ваших сотрудников — просто отправьте им ссылку — и для внесения обновлений и изменений, которые могут видеть все.

Когда вы создаете расписание, вы, по сути, создаете основной документ, который может просматривать каждый. Когда требуются изменения, они вносятся в мастер. Таким образом, когда сотрудники просматривают ссылку на расписание, они всегда видят самую последнюю версию.

Как и приложения, которые предшествуют этому в этом списке, Doodle не предлагает предложений, он не отображает перекрывающиеся смены, он не уведомляет вас, когда вы дважды забронировали сотрудника или запланировали их на запрошенный выходной. ,Для этих вещей вам нужно нечто гораздо более мощное.

13) Sling

Sling — это приложение для рабочего графика, разработанное специально для ресторанов, магазинов, гостиниц и здравоохранения. Он сочетает в себе облачное распределение с мощными функциями планирования, которые превращают даже самые сложные расписания в простое дело.

Другие мощные функции помогают сократить количество неявок и заставить всех работать вовремя. Менеджеры могут настраивать и отправлять push-уведомления, чтобы напомнить сотрудникам, когда им нужно работать.Пользователи могут даже отправлять сообщения, файлы, фотографии, видео и ссылки одному человеку, определенной группе людей или всем одновременно, используя мощные коммуникационные функции Sling.

Sling даже предлагает уникальные часы и инструменты, позволяющие упростить вашу управленческую жизнь.

Расписание

Слинг позволяет легко планировать большое количество сотрудников благодаря возможности копировать расписания между днями и неделями или просто перетаскивать смены там, где они вам нравятся.Вы даже можете создавать повторяющиеся смены, которые каждый раз появляются в одном и том же месте.

Sling AI предоставляет рекомендации, предложения и ежеминутные запросы на отключение и доступность. Слинг также помогает вам устранять конфликты во время процесса планирования, предоставляя оповещения и уведомления, когда вы перекрываете смены или дважды бронируете кого-либо.

Time Clock

Функция часов Sling Time позволяет вашим сотрудникам регистрировать свои смены на центральном компьютере или даже прямо со своего телефона или планшета.

Обеспокоены ранними заездами или служащим, пытающимся найти покойного друга? С Sling вы можете убедиться, что ваши сотрудники находятся в нужном месте, включив специфичные для местоположения параметры, которые должны быть соблюдены, чтобы часы работали. Вы даже можете настроить геозону, чтобы предотвратить включение и выключение сотрудниками раньше, чем они должны.

Эта уникальная функция также помогает предотвратить случайное накопление сверхурочных, а также забытые тайм-ауты. Всего несколькими щелчками мыши вы можете установить ограничения на то, как рано ваши сотрудники смогут работать.Вы также можете настроить приложение на автоматическое отключение сотрудника, если он забудет сделать это самостоятельно. Это помогает контролировать дорогостоящие затраты на рабочую силу и предотвращает кражу времени.

Связь

Функции Sling Messages и Newsfeed делают общение с вашей командой быстрым. Вам не нужно полагаться на телефонные звонки, электронную почту или другие сторонние приложения, чтобы оставаться на связи.

Вы можете общаться напрямую со своими сотрудниками (и ваши сотрудники могут общаться напрямую с вами) на Sling посредством push-уведомлений и различных категорий сообщений.Вы даже можете поделиться файлами, фотографиями, видео и ссылками со всеми или только с одним человеком. Это мощное общение, которое не будет держать вас за столом весь день.

Кроме того, функция Sling Tasks позволяет назначать задания отдельным лицам или группам и следить за их выполнением.

Задачи позволяют создавать списки дел и делиться ими по имени, группе, местоположению или должности. Вы даже можете установить сроки и отправлять напоминания по мере приближения сроков.

Затраты на оплату труда

И давайте не будем забывать об одном из самых больших расходов, которые должен нести бизнес: затраты на оплату труда.Слинг тоже помогает в этом. Слинг упрощает оптимизацию затрат на рабочую силу при планировании . Больше не нужно идти вперед и назад, пытаясь получить свои сдвиги в рамках бюджета.

Вы даже можете воспользоваться мощными функциями экономии расходов, такими как:

• Установка заработной платы на одного сотрудника
• Установка заработной платы на должность
• Графики прогноза для максимальной экономии
• Настройка оповещений для информирования о превышении бюджета
• Создание более широкой прибыли (для увеличения прибыли)
• Предотвращение возникновения сверхурочной работы
• Рассмотрение трудозатрат в процентах от продаж
• Анализ трудовых данных для понимания вашей команды

Слинг действительно является начальным и законченным руководством для сотрудников решение.Оно выходит за рамки любого другого приложения с графиком работы, решая проблемы, которые влияют на вас и ваших сотрудников на ежедневной основе.

И тот факт, что Sling работает везде и всегда, означает, что вы можете держать свою команду информированной и заинтересованной, а также создавать лучшую корпоративную культуру без работы 24/7.

Прекратите пытаться заставить работать несколько программ планирования, отслеживания времени и расчета заработной платы. Получите одно приложение, которое делает все это. Получить слинг. Проверьте это сами и попробуйте бесплатно.

Лучшее приложение для рабочего графика должно помочь вам лучше управлять

Хотя многие приложения упрощают процесс планирования, лишь немногие (например, Sling) предоставляют инструменты, которые помогут вам во всех аспектах управления вашим рестораном, розничным магазином, гостиницей или медицинский бизнес.

От создания собственного делового новостного канала для сотрудников до создания задач, которые помогают всем работать лучше, эти типы приложений рабочего графика действительно являются лучшим выбором для занятых менеджеров.

Не соглашайтесь на второе место.Используйте лучший инструмент для текущей работы:

• Автоматизируйте планирование
• Контролируйте свои затраты на рабочую силу
• Оптимизируйте повторяющиеся процессы управления
• Централизуйте коммуникацию на рабочем месте

И сделайте так, чтобы ваша команда — и ваш бизнес — работали гладко и более эффективно с набором инструментов Sling.

Чтобы получить больше бесплатных ресурсов, которые помогут вам лучше управлять своим бизнесом, организовать и запланировать работу своей команды, а также отслеживать и рассчитывать затраты на рабочую силу, посетите веб-сайт GetSling.ком сегодня.