Нажмите "Enter", чтобы перейти к содержанию

Как сжать вордовский документ: Как уменьшить размер документа Microsoft Word

Содержание

Как уменьшить размер документа Microsoft Word

Автор Архипов Егор На чтение 18 мин. Просмотров 547 Опубликовано

Документы Word могут получать огромные, необычно длинные, сложные документы с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов. Но также кажется, что документы могут вырваться из-под контроля, казалось бы, без всякой причины. Если вы имеете дело с огромным документом, вот несколько вещей, которые вы можете попробовать уменьшить его размер.

Когда у вас есть документ Word, который слишком велик, первое, что вы попробуете, — это сжать изображения в нем. Это отчасти потому, что такие сайты, как TutoryBird, написали исчерпывающие статьи, объясняющие, как это сделать, а отчасти потому, что изображения, кажется, всегда увеличивают размер документа Word без причины. Вы все равно должны следовать советам, которые мы написали в этой статье, потому что если у вас есть изображения, они вам помогут.

Но если у вас нет изображений или вы следовали этим советам и вам необходимо уменьшить размер файла, мы предоставим вам скидку. У нас есть много советов, которыми можно поделиться, поэтому мы разбили их на вещи, которые определенно помогут уменьшить размер документа Word, вещи, которые могут помочь, и некоторые общепринятые советы, которые вам не следует беспокоить ,

Давайте начнем.

Советы, которые определенно помогут уменьшить размер документа

Не каждый совет, который вы найдете, будет вам полезен. Иногда это происходит потому, что они не применимы к вашей ситуации (если у вас нет изображений, тогда советы по сжатию изображений не будут полезны), но иногда советы просто неверны. Мы проверили все советы в этом разделе, поэтому мы знаем, что они работают.

Конвертируйте ваш документ в формат DOCX

Microsoft выпустила формат DOCX в Office 2007, поэтому, если вы все еще используете формат .doc, пришло время конвертировать. Более новый тип файла . docx по сути действует как файл ZIP, сжимая содержимое документа, поэтому простое преобразование файла .doc в формат .docx сделает ваш документ меньше. (Это также относится к другим форматам Office, таким как Excel (.xls к .xslx), PowerPoint (.ppt к .pptx) и Visio (.vsd к .vsdx).)

Чтобы преобразовать файл .doc, откройте его в Word и выберите «Файл»> «Информация»> «Преобразовать».

Нажмите «ОК» в появившейся подсказке, нажмите кнопку «Сохранить», и Word преобразует документ в .docx. Word выполняет это преобразование, создавая совершенно новую версию документа в новом формате, поэтому у вас по-прежнему будет доступна старая версия .doc.

Мы проверили это на примере 20-страничного файла .doc, который содержал шесть изображений, различные таблицы и метки форматирования. Исходный файл .doc занимал 6 001 КБ, но преобразованный файл .docx весил всего 721 КБ. Это 12% от первоначального размера. Ничто другое, что мы предлагаем ниже, не поможет уменьшить размер файла, поэтому, если у вас есть файлы . doc, которые вы можете преобразовать в .docx, ваша работа может быть выполнена.

Вставьте свои фотографии вместо копирования и вставки их

Когда вы копируете и вставляете изображение в документ, Word делает определенные предположения о том, как с ним работать. Одно из этих предположений заключается в том, что вы хотите, чтобы вставленное изображение имело формат BMP, который имеет большой тип файла, или иногда PNG, который все еще довольно большой. Простая альтернатива — вместо этого вставить изображение в программу редактирования, сохранить его в меньшем формате, таком как JPG, а затем использовать Вставить> Изображение, чтобы вместо этого вставить изображение в документ.

При вставке небольшого снимка экрана ниже непосредственно в пустой документ Word размер этого документа увеличился с 22 КБ до 548 КБ.

При вставке этого снимка экрана в Paint, сохранении его в формате JPG и последующей вставке этого JPG в пустой документ документ перепрыгивал только на 331 КБ. Это чуть более 40% меньше. Более того, использование формата GIF привело к уменьшению размера документа на 60%. В увеличенном масштабе разница между документом 10 МБ и документом 4 МБ.

Конечно, вы не всегда можете сойти с рук. Иногда вам потребуется лучшее качество изображения, которое могут предложить такие форматы, как BMP и PNG. Но если это маленькое изображение или вам не нужно супер высокое качество, вам может помочь использование облегченного формата и вставка изображения.

Пока вы сохраняете изображение, редактируйте его

Когда вы редактируете изображение в Word, оно сохраняет все ваши изменения изображения как часть документа. Это означает, что если вы обрезаете изображение в своем документе, Word по-прежнему сохраняет полное исходное изображение. Измените изображение на черно-белое, и Word по-прежнему сохраняет исходное полноцветное изображение.

Это излишне увеличивает размер вашего документа, поэтому, когда вы внесли изменения в свои изображения и уверены, что вам не нужно возвращать эти изображения, вы можете заставить Word отказаться от данных редактирования.

Но лучше, чем удалять ненужные данные из вашего документа, если вначале нет ненужных данных в вашем документе.Любые правки, которые вы можете сделать, даже простые, такие как обрезка или добавление стрелки, лучше всего выполнять в редакторе изображений перед тем, как вставить изображение в документ.

Сжатие всех ваших изображений за один раз

Да, в начале мы сказали, что в этой статье рассказывается о других способах уменьшения размера файла, но в большинстве статей на эту тему рассказывается, как сжимать изображения по одному (включая нашу статью), и здесь, в TutoryBird, мы все о поиске лучших способов сделать что-то.

Нажмите Файл> Сохранить как> Дополнительные параметры. (Вы можете выбрать «Сохранить копию» вместо «Сохранить как», если у вас включен OneDrive с автосохранением.)

Откроется диалоговое окно «Сохранить как», где вы получите доступ к некоторым дополнительным параметрам. Нажмите Инструменты> Сжать картинки.

Откроется панель «Сжатие изображений», где вы сможете выбрать, какое сжатие вы хотите применить ко всем изображениям одновременно.

Параметр «Применить только к этому изображению» выделен серым цветом, поскольку это инструмент «все или ничего» — либо к вашим изображениям будут применены эти параметры при сохранении документа, либо ни одно из них не будет. Поэтому, если вы хотите выбрать разные варианты для разных изображений, это не сработает для вас. Но если вы хотите сжать все изображения за один раз, этот вариант можно использовать.

Выберите нужный вариант, нажмите «ОК», а затем сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями.

Прекратить встраивание шрифтов в ваш документ

Если вы не используете необычный шрифт из далекой-далекой галактики, почти наверняка любой, с кем вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его, используя свою копию Word (или бесплатную альтернативу, например Libre Office). Итак, почему вы хотите тратить пространство в вашем файле, встраивая шрифты? Чтобы остановить это, перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключите опцию «Вставить шрифты в файл».

Вы можете подумать, что это не будет иметь большого значения, но вы ошибаетесь. Если у вас включено встраивание шрифтов и отключен параметр «Не вставлять общие системные шрифты», разница в размере файла составляет почти 2 МБ. Даже с включенным «Не встраивать общие системные шрифты» (что означает, что такие шрифты, как Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. Д. Не включены), размер файла по-прежнему составляет почти 1,3 МБ.

Так что да, прекратите встраивать шрифты в ваш документ.

Прекратите встраивание других файлов, если можете

Недавно мы показали, как встраивать или связывать электронную таблицу Excel в документ Word (и вы можете сделать это с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio). Если вместо встраивания вы можете ссылаться на электронную таблицу, вы сохраните большую часть размера файла Excel. Вы не сохраните все это, потому что связанная электронная таблица все еще добавит некоторый размер, но ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем полное встраивание. Конечно, у ссылок есть и недостатки, и преимущества, поэтому обязательно прочитайте эту статью, чтобы понять их, прежде чем делать это.

Прекратить сохранение миниатюры для документа

В свое время Word позволял вам сохранять уменьшенное изображение документа, чтобы Windows могла показывать вам предварительный просмотр в проводнике. В наши дни File Explorer может сделать это самостоятельно и не нуждается в помощи Word, но опция все еще есть в вашем документе. В нашем тестовом документе 721 КБ включение этой опции увеличило размер файла до 3247 КБ. Это в 4,5 раза больше исходного файла — даром. Вы найдете этот параметр в меню «Файл»> «Информация»> «Свойства»> «Дополнительные свойства».

Снимите флажок «Сохранить эскизы для всех документов Word» и нажмите «ОК».

Название этой опции немного вводит в заблуждение, поскольку ее отключение влияет только на открытый документ, даже если в нем указано «все документы Word». Если этот параметр включен по умолчанию при создании документа, то вы Вам нужно будет отключить его в шаблоне Normal.dotx, и Microsoft предоставила отличные инструкции для этого, если вы не уверены, как это сделать.

Вы также можете отключить этот параметр в диалоговом окне «Сохранить как», где оно называется чуть более правильным «Сохранить эскиз».

Удалить личную и скрытую информацию из вашего документа

Личная информация не только увеличивает размер вашего документа, но также потенциально дает вашим читателям информацию, которую вы не хотите, чтобы они имели. Также может быть информация, которая была отформатирована как скрытая, и если вам не нужен этот скрытый текст в документе, почему бы не избавиться от нее?

Удалите эту ненужную информацию из документа, перейдя в «Файл»> «Информация»> «Проверить наличие проблем» и нажав кнопку «Проверить документ».

Убедитесь, что «Свойства документа и личная информация» включены, а затем нажмите «Проверка». По завершении работы инспектора нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и личная информация».

Это действие уменьшило размер нашего тестового файла на 7 КБ, поэтому не так уж много. Тем не менее, рекомендуется удалять личную информацию из ваших файлов, поэтому вам, вероятно, следует делать это в любом случае. Имейте в виду, что вы не можете восстановить эти данные после их удаления, поэтому убедитесь, что вы рады их отправке, прежде чем удалить их. Вы можете сделать то же самое для параметров «Невидимый контент» и «Скрытый текст», но это уменьшит размер файла, только если у вас есть скрытый контент.

Отключите авто-восстановление (если вы решитесь)

Одной из замечательных функций Word — фактически одной из замечательных функций каждого приложения Office — является функция автоматического восстановления. Эта функция регулярно создает резервные копии вашего файла во время работы, поэтому, если Word вылетает или ваш компьютер неожиданно перезагружается (например, когда Windows выполняет обновление системы в одночасье), вы будете автоматически получать восстановленные версии открытых документов при следующем запуске. Слово. Конечно, все эти версии увеличивают размер вашего файла, поэтому, если вы отключите функцию автоматического восстановления, ваш файл будет меньше.

Перейдите в «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключите параметр «Сохранить информацию автоматического восстановления каждые [x минут]».

Это не изменит моментально, но остановит добавление новых версий AutoRecover в файл, когда вы будете над ним работать.

Просто предупреждаем, что у вас больше не будет версий автообновления, поэтому, если Word неожиданно завершит работу или неожиданно закроется, вы потеряете всю свою работу с момента последнего сохранения.

Скопируйте все в совершенно новый документ

Когда вы работаете над документом, Word сохраняет различные вещи в фоновом режиме, чтобы помочь вам. Мы показали, как отключить их, где это возможно, и как удалить данные, которые собирает Word, но, скорее всего, в вашем документе останутся вещи, которые вам не нужны. Если вы обнаружите, что подверглись подобному изменению размера документа, вы можете создать новый документ, а затем скопировать все в него.

Начните с создания нового пустого документа. Выделите все содержимое в текущем документе, нажав Ctrl + A. В новом документе нажмите Ctrl + V, чтобы вставить все. Это копирует весь ваш текст, разделы, форматирование, параметры макета страницы, нумерацию страниц — все, что вам нужно.

В вашем новом документе не будет ни одного из предыдущих сохранений фона, информации автоматического восстановления или предыдущих версий, и это должно уменьшить размер файла.

Имейте в виду, что при этом будут скопированы все данные редактирования в ваших изображениях, поэтому вы можете сначала удалить их из исходного документа, прежде чем копировать все в новый документ. Если вы этого не сделаете, это не страшно. Вы все еще можете удалить его из нового документа.

Мы не можем сказать вам, сколько это сэкономит, потому что это может быть что угодно, от нескольких килобайт до большого количества мегабайт, но это всегда стоит делать, если вы хотите убрать из документа как можно больше жира.

В качестве бонуса мы также увидели, как этот трюк копирования/вставки в новый документ решает странные ошибки в документах Word, которые иначе было трудно отследить.

Советы, которые могут помочь уменьшить размер документа

Некоторые советы кажутся полезными, но мы не можем получить положительный результат. Мы не говорим, что они не помогут уменьшить размер вашего файла, но похоже, что вам понадобится особый набор обстоятельств, чтобы получить какую-то выгоду от них. Мы настоятельно рекомендуем сначала попробовать советы из предыдущего раздела, а затем, если нужно, попробовать.

Отключить фоновые сохранения

Чем сложнее документ, и чем дольше он был сохранен, тем больше времени требуется для сохранения при нажатии кнопки «Сохранить». Чтобы обойти эту проблему, Word имеет параметр «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» с именем «Разрешить фоновое сохранение».

Этот параметр включен по умолчанию и сохраняет документ в фоновом режиме, пока вы над ним работаете. Идея состоит в том, что когда вы нажмете «Сохранить», будет меньше изменений, которые нужно сохранить, и поэтому он будет сохраняться намного быстрее. Это в значительной степени является возвратом к тем временам, когда Word занимал пропорционально больший объем системных ресурсов, а в современных системах это, вероятно, не требуется, особенно если вы не редактируете слишком длинные или сложные документы.

Жюри покажет, влияет ли это на размер файла. Если оставить документ открытым с этим параметром, это никак не повлияет на размер нашего тестового документа (в то время как автоматическое восстановление при включенном действительно увеличит размер файла).Внесение изменений в течение примерно 30 минут также не привело к значительному изменению размера документа, независимо от того, был ли параметр «Разрешить сохранение в фоновом режиме» включен или выключен. Отключение этого параметра также не повлияло на скорость сохранения документа.

Короче говоря, это зависит от вас. Если его отключение не уменьшает размер файла, оставьте его включенным, потому что все, что Word делает для автоматического сохранения ваших документов, — это хорошо.

Конвертировать в RTF и затем конвертировать обратно в DOCX

RTF расшифровывается как Rich Text Format, и это открытый стандарт для документов, который обеспечивает немного больше форматирования, чем простой текст, но не все навороты DOCX. Идея преобразования DOCX в RTF заключается в том, что он удаляет все лишнее форматирование и все скрытые данные, поэтому при сохранении вашего RTF обратно в виде файла DOCX размер файла будет меньше.

Преобразование нашего 20-страничного тестового документа объемом 721 КБ в формат RTF позволило увеличить размер файла до 19,5 МБ (поэтому не используйте RTF, если вам нужен маленький файл). Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу, который был 714 КБ. Это экономия 7 КБ — менее 1% — и поскольку RTF не может справиться с некоторыми простыми форматами таблиц, которые мы использовали, нам пришлось переформатировать…, что позволило вернуть размер до 721 КБ.

Похоже, что этот документ не будет иметь много преимуществ для вашего документа, особенно когда современный DOCX имеет так много возможностей форматирования, которые RTF не может обработать.

Конвертировать в HTML, а затем конвертировать обратно в DOCX

Это та же идея, что и при конвертации в RTF, за исключением того, что HTML является веб-форматом. Наш тест на конверсию показал практически идентичные результаты с использованием RTF.

Мы попробовали это на нашем DOCX-файле размером 721 КБ, и он преобразовал его в HTML-файл размером 383 КБ. Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономит 1%, но это портит форматирование, особенно заголовки, и их придется переделывать.

Распакуйте документ и сожмите его

Документ DOCX — это сжатый файл, например архив, созданный с помощью 7-Xip или WinRar. Это означает, что вы можете открыть его с помощью одного из этих инструментов и просмотреть все содержимое. Один совет, который вы можете увидеть, — это извлечь все файлы из вашего DOCX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать этот архив в расширение файла DOCX. Привет, у тебя есть документ Word, который был сжат! Теоретически это звучит правдоподобно, но, используя 7-Zip и WinRar и различные форматы архивов, мы обнаружили, что каждый раз, когда мы пытались открыть созданный нами файл .docx, Word говорил нам, что файл был поврежден.

В этой идее может быть какая-то заслуга — наш файл размером 721 КБ в итоге занял всего 72 КБ — но мы не рекомендуем его, если вы не хотите тратить много времени на игры с ним, чтобы попытаться заставить его работать. Кроме того, экономия может быть вызвана тем, что процесс сжатия удаляет/сжимает что-то, что мешает Word открыть документ, но мы не можем быть уверены.

Часто предлагаемые советы, которые вряд ли будут иметь значение

В Интернете есть несколько предложений, которые звучат разумно, но не дадут особого эффекта. Это не значит, что вы не должны их пробовать, просто не стоит ожидать большого влияния на размер вашего документа.

Удалить предыдущие версии документа

Word сохраняет предыдущие версии документа, пока вы над ним работаете. Это функция автосохранения, и некоторые люди предлагают удалить их, перейдя в «Файл»> «Информация»> «Управление документом» и удалив все старые версии.

Тем не менее, нет смысла делать это, потому что эти старые версии хранятся в файловой системе Windows, а не в вашем документе Word. Удаление их не сделает ваш документ меньше. Если вы хотите удалить любую предыдущую информацию о версии из документа, скопируйте содержимое в новый документ или выполните Файл> Сохранить как, чтобы сохранить в новом документе, как мы предлагали ранее.

Вставить только текст, а не форматирование

Если вы хотите скопировать и вставить из одного документа в текущий документ, вы можете использовать различные параметры вставки.

Опция по умолчанию, используемая, если вы нажимаете кнопку «Вставить» (или нажимаете Ctrl + V), это «Сохранить исходное форматирование». Это копирует шрифты не по умолчанию и форматирование, например, полужирный, курсив и т. Д. Но если вместо этого вы выберете опцию «Сохранить только текст», то, как утверждает теория, размер файла будет уменьшен путем удаления форматирования.

Мы попробовали это с 20-страничным документом, к которому применялось различное форматирование текста на каждой странице, и средняя разница в размерах составляла чуть менее 2 КБ на страницу. Это может быть значительным, если у вас есть документ объемом более 250 страниц, где он может занимать до 0,5 МБ, но действительно ли у вас будет документ Word на 250 страниц без форматирования? Вероятно, нет, потому что это было бы в основном нечитаемо, поэтому вы потеряете свои сбережения, когда добавите форматирование обратно.

Любые преимущества этого метода, вероятно, сводятся к подсказке, которую мы дали выше — скопируйте и вставьте весь документ в новый документ, чтобы удалить предыдущие версии, старые изменения редактирования и так далее.

Изменить размер страницы

Word дает вам возможность изменить размер страницы, перейдя в Layout> Size и изменив размер по умолчанию «Letter». Есть всплывающие подсказки, в которых говорится, что если вы выберете меньший, но похожий размер, как «А4», другие читатели не заметят, и вы получите небольшую экономию.

Мы попробовали это с 20-страничным документом с размером «Letter», который составлял 721 КБ. Мы изменили размер на «A4», «A5» (что вдвое меньше «A4») и «B5», и каждый раз наш документ оставался стабильным в 721 КБ. Другими словами, это не имело никакого значения для размера файла вообще.

Прекратить встраивание лингвистических данных

В меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» есть настройка «Встраивать лингвистические данные», и в разных местах вы увидите советы, которые помогут отключить эту функцию. На первый взгляд, это звучит разумно — не приведут ли дополнительные лингвистические данные к увеличению размера документа?

Короче говоря, ответ будет отрицательным, если вы используете современный файл .docx. Word обрабатывает лингвистические данные за кулисами и не занимает места в документе.

Отключение этой опции может немного изменить старые файлы .doc, но даже в этом случае, только если вы использовали инструмент для рукописного ввода, а в Word есть некоторая «информация для исправления распознавания рукописного ввода», которую необходимо сохранить. В противном случае это не имеет значения вообще.

Это наш довольно полный список способов сократить размер файлов Word, но мы всегда в поиске новых методов, которые можно попробовать (или отменить). Оставьте комментарии в комментариях, если вы знаете метод, который мы пропустили, и мы проверим его!

Уменьшить размер документа ворд в офисе. Уменьшаем размер документов Word

В Microsoft Word есть возможность в текст вставлять рисунки.

Это замечательно!

Однако из-за таких вставок документ очень быстро разбухает. Размер документа вырастает до мегабайт.

А порой - когда вставляют рисунки с фотоаппарата - до катастрофических размеров:

документ медленно открывается...

Word тормозит...

Курсор прыгает...

Внести правки или даже просто пролистать дело неприятное.

Чтобы исправить ситуацию, воспользуйтесь режимом сжатия рисунков.

Хорошая новость: сжатие рисунков есть также и в PowerPoint.

Чтобы уменьшить размер файла Word, откройте его в редакторе и проделайте следующее:

  1. Кликните мышкой по картинке. Вокруг неё появится рамочка, которая позволяет изменять размеры рисунка.


  1. В главном меню появится пункт "Формат" . Кликните по этому пункту.
  1. На ленте инструментов найдите пиктограмму "Сжать рисунок" , щёлкните по ней.
  1. Откроется диалог "Сжать рисунок". В нём укажите параметры сжатия .

Степень сжатия зависит от того, что вы хотите сделать с документом. Если предполагается, что документ будут изучать только на экране, то выбирайте либо 150 пикслей, либо 96 пикселей на дюйм.

Если предполагаете, что документ нужно будет печатать, то 220 пикселей на дюйм.

На скриншоте два пункта выделены серым цветом. Такое происходит в том случаях когда в системе не установлен ни один принтер.


  1. Нажимаете "OK"
  1. Сохраните документ Word.

Когда-нибудь обращали внимание, что некоторые Word -документы весят не 15-20 килобайт, а 30-40 Мб? В основном это связано как с типом файла, так и наличием дополнительного контента в тексте: таблиц, изображений и так далее. И если такой файл один, ничего критичного нет. Но что делать, если «вордовских» документов сотни? Давайте разбираться, как сжать Word файл и сократить его размеры в несколько раз.

Эффективное сжатие Word-документов: 3 простых шага

  1. Начните с удаления из документа doc всех ненужных картинок. Каждое изображение на вес золота и жизненно необходимо? Окей, тогда всё равно попробуйте вырезать их, уменьшить посредством графического редактора и снова вставить в документ.
  2. Под рукой не оказалось исходников с картинками, а после CTRL +X (Вырезать) файлы не удаётся сохранить? Есть одна маленькая хитрость. Откройте документ с нужным изображением и выполните снимок экрана (скриншот). Для этого нужно нажать Prt Sc клавишу. Затем запустите Paint и нажмите CTRL +V (Вставить). Картинка появится на вашем экране. Остаётся только обрезать фон и сохранить её в JPEG .
  3. Когда doc документ не содержит никаких картинок, часто бывает достаточно просто сохранить его в формате docx . На вашем ПК должна быть установлена версия Microsoft Word 2007 или выше. Нажав «Сохранить как», укажите в поле Документ Word » и docx . Дело в том, что все doc файлы относятся к старому офисному пакету 97-2003. Они весят примерно в 4-5 раз больше.

Почему docx намного меньше doc ? Всё дело в том, что компания Microsoft тщательно проработала офисный пакет. И теперь новое расширение по сути представляет собой ZIP -файл.

Яркий пример эффективного сжатия изображения – картинка в формате BMP . Вордовский документ содержал несколько таких файлов. После сжатия и сохранения изображений в формате JPEG размер каждой уменьшился в 12-15 раз. А если изменить не только расширение, но и разрешение фото до нужного размера, вполне реально выиграть до 80% первоначального объёма.

Как сжать картинки прямо в Office документе

Microsoft Office сожмёт фотографии самостоятельно, если выполнить несколько несложных действий. Для этого нужно:

  • Кликнуть на картинку.
  • Нажать «Формат» на ленте вверху.
  • Выбрать иконку «Сжать рисунки».
Сжатие рисунков
  • В появившемся окошке поставьте галочку возле «Применить к этому рисунку». Оставите этот параметр без внимания – изменения коснутся всех изображений в документе.
  • Также в настройках вы увидите параметр «Удалить обрезанные области рисунков». Полезная опция, когда обрезаются фотографии в документе. Помните, что при выборе данной опции отменить обрезку уже не получится.

Обрезка рисунков

Есть несколько вариантов сжатия. Рассмотрим их более подробно.

  • Высокое качество. Исходное изображение останется без изменений.
  • HD . Достаточно хорошее качество – 330 пикселей на 1 дюйм.
  • Печать. На тот случай, если фото нужно распечатать на принтере.
  • Веб-качество. Сжав изображение с данным параметром, вы получите фото 150 пикселей на 1 дюйм. В принципе, его будет достаточно для проектора или веб-странички.
  • Электронная почта. Друг просил выслать фото с выпускного в режиме онлайн, но у него тарифицируется трафик. Выберите эту настройку – получатся фотографии 96 пикселей на 1 дюйм.

Закончив сжатие рисунков, выполните сохранение документа. Только не в doc , а в docx . Проверьте, сколько теперь весит офисный документ.

В завершение – очень простая и вместе с тем нужная рекомендация. Когда вам нужен просто текст, и различные переносы, форматирование, отступы вообще не играют кардинальной роли, не сжимайте исходный файл, не удаляйте картинки. Просто скопируйте текст, откройте Блокнот, вставьте его туда и сохраните в формате txt . Или же можно сделать то же самое в Microsoft Word , нажав «Обычный текст». Размер файла уменьшится в несколько десятков раз.

Согласитесь, это было так просто! Вы только что лично убедились в том, что большие картинки действительно влияют на размер офисных документов. Однако используя встроенный инструмент сжатия и несколько хитростей, вы б

Ворд ограничение размера файла. Уменьшаем размер документов Word. Удаление информации о редактировании фотографий

Если вам необходимо отправить документ Word, который содержит много рисунков по электронной почте, вам будет необходимо уменьшить размер файла . Большие картинки с высоким разрешением могут привести к тому, что ваш документ станет очень большим, и его станет невозможно отправить по электронной почте. Кроме того, обрезанные области рисунков сохраняются вместе с документом по умолчанию, что может увеличить размер файла. Word может уменьшить размер файла , сжимая картинки, что уменьшит их разрешение и удалит обрезанные области. В этой статье мы рассмотрим, как сжать рисунки в ворде , чтобы уменьшить размер документа Word .

Как сжать рисунок в ворде

  1. Выберите рисунок, который вы хотите сжать, затем перейдите на вкладку «Формат ».
  2. Нажмите команду «Сжать рисунки ».
Как сжать рисунок в Word - Команда Сжать рисунки
  1. Появится диалоговое окно «Сжатие рисунков ». В группе «Параметры сжатия »:
  • Установите галочку рядом с пунктом «Удалить обрезанные области рисунков ».
  • Вы также можете выбрать, следует ли применять настройки только к этому рисунку или ко всем рисункам в документе.

Как сжать рисунок в Word - Параметры сжатия рисунков в ворде
  1. Выберите «Качество вывода ». Если вы отправляете по электронной почте свой документ, вы можете выбрать пункт «Электронная почта », который сожмет рисунки в ворде до минимального размера.

Как сжать рисунок в Word - Настройка качества сжатия рисунков в ворде
  1. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите «ОК », и Word сожмет рисунки, уменьшая общий размер документа.

На этом статью как сжать рисунок в ворде можно заканчивать.

Примечание: Эта статья выполнила свою задачу, и в скором времени ее использование будет прекращено. Чтобы избежать появления ошибок "Страница не найдена", мы удаляем известные нам ссылки. Если вы создали ссылки на эту страницу, удалите их, и вместе мы обеспечим согласованность данных в Интернете.

Вы можете уменьшить размер файлов и сэкономить пространство на диске с помощью сжатия рисунков в документе. Параметры сжатия уменьшают как размер файл, так и размеры рисунков, в зависимости от того, как планируется использовать изображение, например для просмотра на экране или в сообщении электронной почты. Сжать можно все рисунки в файле или только специально выделенные.

Сжатие рисунка для уменьшения размера файла меняет количество деталей, сохраняющихся в исходном рисунке. Это означает, что после сжатия рисунок может выглядеть по-другому.

Word

Выполните одно из перечисленных ниже действий.

Сжатие всех рисунков

    В меню Файл нажмите кнопку Уменьшить размер файла .

    Если документ сохранен в более старом формате DOC, то параметр "Уменьшить размер файла" не будет доступен в меню "Файл". Чтобы использовать параметр "Уменьшить размер файла", сохраните документ в новом формате DOCX.

    Во всплывающем меню Качество рисунка

    Совет: .

Сжатие выделенного рисунка

    Совет: Если вы обрезали какие-то из изображений, то размер файла можно дополнительно уменьшить, установив флажок Удалить обрезанные области рисунков .

    Щелкните Только к выделенным рисункам .

Дополнительные материалы

PowerPoint

Выполните одно из следующих действий:

Сжатие всех рисунков

    В меню Файл нажмите кнопку Уменьшить размер файла .

    Во всплывающем меню Качество рисунка выполните одно из следующих действий:

    Совет: Если вы обрезали какие-то из изображений, то размер файла можно дополнительно уменьшить, установив флажок Удалить обрезанные области рисунков .

Сжати

Сжатие word онлайн. Уменьшение размера файла в Office для Mac

Руководство по уменьшению размеров «вордовских» файлов.

Навигация

Люди, которым приходится много работать в текстовом редакторе Microsoft Word , наверняка замечали, что определенные документы Word имеют размер 20 – 30 Кб , а размер некоторых доходит до 40 – 50 Мб . Такая разница в весе файлов может быть обусловлена как форматом самого документа, так и присутствием в его тексте сторонних материалов: картинок, разного рода таблиц и тому подобного.

Нет ничего страшного, если на компьютере хранится файл такого размера в единственном экземпляре. Но если таких документов десятки или даже сотни, то они просто «съедят» все свободное место на жестком диске.

В данной статье Вы найдете подробную инструкцию по правильному сжатию документов Word и уменьшению их размеров в несколько раз.

Как сжать документ Ворд до нужного размера?

Как уже говорилось ранее, вес документов Word напрямую зависит от их содержимого. То есть, если Вы добавляете в документ картинку весом в 1 Мб, то ее размер приплюсовывается к размеру текста. Есть три простых совета по уменьшению общего размера документа Word :

Совет 1 .

  • Избавьтесь от всех лишних изображений в документе Word , если такая возможность существует. Если же все картинки, содержащиеся в файле, жизненно необходимы, то попробуйте обрезать их и снизить качество изображения в любом доступном Вам графическом редакторе, после чего вновь добавьте их к документу.
  • В том случае, если у Вас отсутствуют исходные изображения, а вытащить их из документа по какой-то причине не получается, тогда сделайте скриншот с помощью кнопки «Print Screen » на клавиатуре, откройте графический редактор Paint и обрежьте на скриншоте все лишнее.

Совет 2 .

  • При добавлении изображений в «вордовский» документ удостоверьтесь, что они имеют формат JPG . Многие люди не обращают на это никакого внимания и сохраняют картинки в формате PNG , размер которого в значительной степени превышает формат JPG , но при этом само качество изображения не сильно отличается.

Совет 3 .

  • Если в Вашем документе Word отсутствуют какие-либо изображения, но при этом есть таблицы или даже просто текст, для уменьшения размера документа сохраните его в формате «docx » (если ранее он имел формат «doc »). Данный формат «вордовского» документа доступен в версии редактора Microsoft Word 2007 и в более поздних.
  • Вам потребуется в меню «Файл » выбрать пункт «Сохранить как » и в открывшемся окошке выбрать формат документа «docx ».
  • Причина, по которой документы формата «docx » весят в четыре или пять раз меньше документов формата «doc » заключается в том, что разработчики компании Microsoft в корне переписали и доработали весь пакет Microsoft Office 2007 и выше, после чего новый формат файла стал представлять собой архив RAR или ZIP .

Как уменьшить вес изображений в графическом редакторе Paint?

Если Ваш документ Word содержит большое количество изображений, размер которых требуется уменьшить, но Вы не имеете даже малейшего представления о том, как это сделать, то проделайте следующие действия:

Шаг 1 .

  • Запустите стандартный графический редактор «Paint », который присутствует во всех версиях операционной системы Windows .
  • Для этого откройте меню «Пуск », раскройте раздел «Все программы », найдите папку «Стандартные » и щелкните по значку редактора «Paint ».

Шаг 2 .

  • После открытия редактора в верхнем правом углу щелкните по значку в виде документа для вызова основного меню и в нем выберите пункт «Открыть ».
  • В появившемся окошке проводника найдите на компьютере изображение, размер которого Вы хотите уменьшить, и откройте его в программе.

Шаг 3 .

  • В нашем примере изображение настолько большое, что в рабочую область редактора помещается лишь малая его часть. Для начала необходимо уменьшить его расширение.
  • Для этого щелкните по иконке «Изменить размер или наклонить » на панели инструментов, которая находится в верхней части основного окна программы.

Изображение 4. Переход к инструменту изменения размеров изображения.

Шаг 4 .

  • Откроется окошко с изменениями размеров изображения. Если Вы хотите, чтобы пропорции картинки были сохранены, то установите галочку напротив строчки «Сохранить пропорции ».
  • Также Вам предлагается два вида единиц измерения, в которых Вы будете менят

Как уменьшить размер документа Microsoft Word (10 способов сжатия файла Word)

Сжать размер файла Microsoft Word и избежать медлительности, повреждения и сбоев

от Avantix Learning Team | Обновлено 7 мая 2020 г.

Применимо к: Microsoft ® Word ® 2010, 2013, 2016, 2019 и 365 (Windows)

Уменьшить размер документа Microsoft Word можно несколькими способами. Наиболее распространенная стратегия уменьшения размера файла Word - это сжатие изображений.Однако вы также можете использовать другие методы для работы с большими документами, такие как сохранение медиафайлов и файлов Word в других форматах и ​​ограничение использования определенных функций.

В этой статье мы рассмотрим 10 способов уменьшить размер документа Word:

  1. Сжать фотографии
  2. Вставка изображений вместо копирования и вставки
  3. Использовать файлы изображений меньшего размера
  4. Применение стилей вместо ручного форматирования
  5. Сохранить копию больших файлов Word
  6. Изменить настройки автовосстановления
  7. Избегать или преобразовывать встроенные объекты
  8. Избегайте встроенных шрифтов
  9. Сохранить копию документа в формате PDF
  10. Сохранить копию документа в формате RTF

Примечание. Кнопки и вкладки ленты могут отображаться по-разному (с текстом или без текста) в зависимости от вашей версии Word, размера экрана и настроек панели управления.Для пользователей Word 365 вкладки ленты могут иметь разные имена. Например, вкладка «Формат изображения» может отображаться как «Формат изображения».

Рекомендуемая статья: Как автоматически вставлять фрагменты текста многократного использования в Word с помощью быстрых частей

Для просмотра размера файла документа Word:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните "Информация". В области «Свойства» размер файла указан рядом с «Размер».

Для некоторых из следующих стратегий вам нужно будет закрыть и сохранить файл, а затем снова проверить размер файла, чтобы увидеть разницу в размере файла.

1. Сжать картинки

В идеале, если вы используете маленькие размеры при вставке изображений, это уменьшит размер ваших документов Word. Однако вы можете сжать одно или все изображения в файле Word. Вы можете попробовать это с одним изображением за раз, чтобы убедиться, что вы удовлетворены результатом после сжатия.

Для сжатия изображения или изображений:

  1. Щелкните изображение.
  2. Щелкните вкладку Работа с рисунками «Формат» или «Формат рисунка» на ленте.
  3. Щелкните Сжать изображения в группе Настроить. Появится диалоговое окно.
  4. Выберите вариант применения только к текущему изображению или снимите флажок, чтобы применить ко всем изображениям.
  5. При желании выберите опцию удаления обрезанных областей изображения.
  6. Выберите разрешение документа.
  7. Нажмите ОК.

2. Вставить изображения вместо копирования и вставки

Лучше вставлять изображения с помощью вкладки «Вставка» на ленте, а не копировать и вставлять из другого файла.При копировании и вставке изображение может потерять сжатие, изменить тип файла, а также ввести другие данные, которые могут увеличить размер файла.

Чтобы вставить картинку в Microsoft Word:

  1. Щелкните вкладку «Вставка» и щелкните «Картинка (а)». Появится диалоговое окно.
  2. Перейдите к месту с изображением.
  3. Щелкните изображение и щелкните Вставить или дважды щелкните изображение.

У вас также есть возможность установить ссылку на файл изображения, щелкнув стрелку рядом с надписью «Вставить» в диалоговом окне «Вставить изображение» и выбрав «Ссылка на файл».Однако на самом деле изображение не находится «в» файле (что уменьшает размер файла), поэтому, если вы отправите документ по электронной почте, изображения не будут включены.

3. Используйте файлы изображений меньшего размера

Лучше вставлять изображения меньшего размера, чтобы уменьшить размер файлов Word. Например, если вы вставляете изображения с телефона, сделанные с высоким разрешением, это приведет к увеличению размера документов. Создавайте, сохраняйте или отправляйте изображения с более низким разрешением и вставляйте изображения с более низким разрешением в свои документы.

Если вы используете стандартные изображения, выбирайте изображения с самым низким разрешением (с требуемым уровнем качества). Вы также можете открыть изображение в программе редактирования изображений (например, Microsoft Picture Manager или Adobe Photoshop), а затем сохранить его с более низким разрешением.

В Word 365 одним из основных виновников завышения размера файла являются 3D-модели. Хотя 3D-модели вставляются не как изображения, а как 3D-модели, они являются изображениями. Вы не можете сжимать 3D-модели, как другие типы изображений, поэтому вам может потребоваться удалить 3D-модели или использовать изображение вместо 3D-модели, если размер файла является проблемой.

4. Применение стилей вместо ручного форматирования

Чем больше ручного или прямого форматирования вы используете в документе Word, тем больше он станет. Это становится проблемой для очень больших документов. По возможности используйте стили, чтобы уменьшить размер файла и автоматизировать форматирование. Вместо того, чтобы добавлять к заголовку 14 пунктов, полужирный и синий, рассмотрите возможность использования стиля.

Чтобы применить стиль:

  1. Выберите контент, к которому вы хотите применить стиль (например, заголовок).
  2. Щелкните стиль в группе стилей на вкладке «Главная» на ленте.

Чтобы изменить стиль:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши стиль в группе «Стили» на вкладке «Главная» на ленте и выберите «Изменить».
  2. Внесите необходимые изменения.
  3. Нажмите ОК.

5. Сохраните копию больших документов Word

Неплохо периодически сохранять копию большого документа Word с помощью функции «Сохранить как». Если вы сохраните копию с помощью «Сохранить как», история версий и некоторые данные редактирования будут удалены во время процесса.

Чтобы сохранить копию файла Word:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Выберите «Сохранить как». При необходимости щелкните Параметры или Дополнительные параметры. Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите в нужное место и назовите файл другим именем (например, MarketingPlan2).
  4. Щелкните Сохранить.

Рекомендуется регулярно сохранять копии больших файлов и включать дату в имя файла (например, Marketing-Plan-May-7-2020). Это также поможет избежать повреждения документов.

Еще одна рекомендация - использовать вкладку «Обзор» на ленте, чтобы принять или отклонить отслеживаемые изменения, а затем отключить отслеживаемые изменения. Это можно сделать либо перед копированием, либо в копии. Широкое использование отслеживаемых изменений может замедлить работу большого документа и увеличить размер файла.

6. Измените настройки автовосстановления

Вы можете полностью отключить автовосстановление (не рекомендуется) или изменить время, когда Word создает файл автовосстановления. Word больше не будет восстанавливать ваши файлы Word в случае сбоя, если вы полностью отключите автовосстановление, поэтому используйте этот метод, только если вам очень комфортно с этим параметром.

Чтобы изменить время сохранения автовосстановления на большее время (например, 20 минут):

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните Параметры.
  3. В категориях слева нажмите Сохранить.
  4. В поле «Сохранять данные автовосстановления каждые 5 минут» измените время.
  5. Нажмите ОК.

Для отключения автовосстановления (не рекомендуется):

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните Параметры.
  3. В категориях слева нажмите Сохранить.
  4. Снимите флажок Сохранять информацию автосохранения каждые 5 минут.
  5. Нажмите ОК.

С другой стороны, если автовосстановление включено и вы оставляете файл Word открытым, когда уходите с компьютера, файл продолжает увеличиваться в размере, поскольку Word создает новые версии файла. Если вы не работаете с файлом, попробуйте закрыть его.

7. Избегайте или преобразовывайте встроенные объекты

Если вы встраиваете объекты (например, лист Excel) в документы Word, это увеличит размер ваших файлов.Старайтесь избегать встраивания, если вам нужно уменьшить размер файла или преобразовать встроенные объекты в изображения.

Чтобы преобразовать внедренный объект в изображение, выберите его и нажмите Ctrl + Shift + F9. Чтобы преобразовать все внедренные объекты в изображения, нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все, а затем нажмите Ctrl + Shift + F9. Некоторым пользователям также может потребоваться нажать Fn, чтобы активировать свои функциональные клавиши. Для получения дополнительной информации о вставке данных Excel в документ Word ознакомьтесь с 3 способами копирования данных Excel в Word.

8.Избегайте встроенных шрифтов

Другая причина, по которой файлы Word могут стать очень большими, - это встраивание шрифтов. Пользователи могут встраивать шрифты, если они используют нестандартный шрифт и планируют открыть файл на устройстве, на котором шрифт не установлен. При использовании нестандартных шрифтов обычно лучше установить шрифт на другом устройстве, чем встраивать (что может привести к ошибкам).

Чтобы отключить встраивание шрифтов:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните Параметры.
  3. В категориях слева нажмите Сохранить.
  4. Убедитесь, что флажок «Встраивать шрифты в этот файл» снят, и нажмите «ОК».

9. Сохраните копию документа в формате PDF

Обычной практикой является сохранение файлов Word в формате PDF (Portable Document Format) для переносимости и уменьшения размера файла. PDF-документами можно поделиться с коллегами, если файл Word слишком велик.

Чтобы сохранить копию документа Word в формате PDF (и сжать изображения):

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Выберите «Сохранить как», а затем нажмите «Параметры» или «Дополнительные параметры», если необходимо. Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите в нужное место и введите имя файла. Вы можете использовать то же имя, поскольку расширение будет другим (PDF).
  4. В разделе Тип файла выберите PDF.
  5. Щелкните Инструменты в правом нижнем углу диалогового окна. Появится раскрывающееся меню.
  6. Выберите «Сжать изображения». Появится диалоговое окно.
  7. Щелкните нужный вариант сжатия.
  8. Нажмите ОК.
  9. Щелкните Сохранить.

10. Сохраните копию документа в формате RTF

Другой метод, который вы можете попробовать, если файл Word кажется слишком большим или медленным, - это сохранить файл как файл RTF (Rich Text Format), повторно открыть его и снова сохранить в формате Word.

Чтобы сохранить копию документа Word в виде файла RTF:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Выберите «Сохранить как», а затем нажмите «Параметры» или «Дополнительные параметры», если необходимо. Появится диалоговое окно.
  3. Выберите RTF в качестве типа файла.
  4. Перейдите в нужную папку и введите имя.
  5. Щелкните Сохранить.
  6. Закройте файл.
  7. Щелкните вкладку Файл и выберите Открыть.
  8. Дважды щелкните файл RTF.
  9. Щелкните вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как».
  10. Перейдите в нужную папку.
  11. Выберите тип файла для документа Microsoft Word (.docx).
  12. Введите новое имя файла.
  13. Щелкните Сохранить.

Прочие проблемы

Другие функции, которые могут вызвать проблемы, включают большое количество объектов чертежа, вставку перекрестных ссылок и группировку заголовков с изображениями, поэтому вы можете избежать или ограничить использование этих функций. Также рекомендуется сохранять старые файлы в формате .doc в новый формат .docx.

Подпишитесь, чтобы получать больше подобных статей

Вы нашли эту статью полезной? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку рассылки.

Связанные

21 ярлык Microsoft Word для более быстрого форматирования

Как создать оглавление в Microsoft Word

Как сохранить таблицу или строку на одной странице в Word

Рекомендуемые учебные курсы Microsoft Word

Microsoft Word: средний / продвинутый

Microsoft Word: стили, шаблоны и оглавление

Microsoft Word: опытный пользователь

ПРОСМОТРЕТЬ КУРСЫ>

Восстановление документов Word в Интернете.Как восстановить документ Word онлайн

Восстановление документов Word онлайн. Как восстановить документ Word онлайн 4. 5 (17)
Рейтинг
(11)
(4)
(2)
(0)
(0)

{{'convert' | translate}}:

{{'restore_passwords' | translate}}:

Как восстановить файл Word онлайн

Чтобы восстановить поврежденный файл Microsoft Word, вам необходимо сделать следующее:

  1. выберите текстовый файл, нажав кнопку Выбрать файл
  2. введите свой адрес электронной почты
  3. введите символы из изображения капчи
  4. нажмите Далее
  5. дождаться завершения восстановления файла
  6. скачать восстановленный файл Word

Тексты, восстановленные из поврежденных документов Word или Rich Text, сохраняются в новый файл с расширением *. docx extension - последний формат файлов, поддерживаемый MS Word.

Восстановление документов Microsoft Word или Rich Text любого размера и версии теперь возможно на любом устройстве со встроенным браузером.

Мы используем файлы cookie, чтобы обеспечить максимальное удобство использования нашего веб-сайта. политика в отношении файлов cookie

×
Recovery Toolbox for Word

Как сохранить документ Word в формате PDF

Преобразование документа Microsoft Word в файл PDF полезно по многим причинам.Мы покажем вам два способа сделать это, а также некоторые полезные параметры настройки.

PDF-файлы

- отличный тип файлов для обмена между разными операционными системами, поскольку обычно не возникает проблем с преобразованием. Вы действительно можете рассчитывать на то, что они появятся так, как вы хотите. Они также отлично подходят для предотвращения редактирования файла без использования специального программного обеспечения. Обычно они имеют файлы меньшего размера, а для официальных сообщений многие предприятия и организации предпочитают стандарт PDF.

Существует два способа создания PDF-файлов в Microsoft Word.

Вариант 1: Сохранить как

  • В Word выберите Файл> Сохранить как вместо того, чтобы просто сохранить файл.

  • Затем вы можете выбрать тип файла PDF из раскрывающегося меню. Дайте вашему файлу имя, отличное от версии Word, чтобы они не запутались. И теперь у вас есть PDF-версия вашего документа Word!

Вариант 2: Экспорт

  • Если вам нужно немного больше контроля над процессом создания PDF, вы можете перейти к Файл> Экспорт> Создать документ PDF / XPS.

  • Нажмите Опубликовать , если все готово. Но если вы хотите увидеть некоторые параметры настройки, щелкните Параметры.

Полезные параметры настройки при экспорте

  • PDF-файл для диапазона страниц. Вы можете выбрать диапазон страниц для экспорта в формате PDF вместо экспорта всего документа. Это действительно полезно, когда вам нужна только часть документа в формате PDF.

  • Включить отслеживаемые изменения в PDF. Еще одна полезная опция для документов, которыми вы, возможно, поделились с соавторами, - это опция «Документы с разметкой». Если вы установите этот флажок, это позволит вам включить любые отслеживаемые изменения в PDF-файл, который вы экспортируете из Word.

Нажмите здесь, чтобы посмотреть это видео на YouTube.

.

Ваш комментарий будет первым

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *