Нажмите "Enter", чтобы перейти к содержанию

Как сжать презентацию для отправки по почте: Как уменьшить размер презентации

Содержание

Как уменьшить размер презентации

Как уменьшить размер презентации? Самый простой способ — это сохранить презентацию в формате PDF. Но что делать если данный способ нам не подходит?

Еще один способ — это заранее уменьшать размеры и ухудшать качество изображений, аудио и видео файлов при создании презентации. Но что делать? если презентация уже готова?

Уменьшаем размер изображений в презентации

Открываем презентацию.
Щелкаем по нужному рисунку.
В появившейся вкладке Формат (работа с рисунками) в группе Изменение нажимаем кнопку Сжать рисунки.

Откроется окно Сжатие рисунков.
Выбираем нужный нам размер.
— НD
— Web-качество
— Печать
— Электронная почта

Для максимального сжатия выбираем пункт Электронная почта.

Если хотим сжать все рисунки презентации, то убираем галочку Применить только к этому рисунку. Нажимаем кнопку ОК.

Размер изображений уменьшится, соответственно и уменьшится размер презентации.

Если презентация не содержит аудио и видео файлов или нам достаточно только сжатия изображений, то можно использовать другой способ.

Сохраняем презентацию Файл > Сохранить как > Обзор.
В появившемся окне нажимаем кнопку Сервис, в выпадающем меню выбираем пункт Сжать рисунки.

Откроется уже знакомое нам окно Сжатие рисунков.
Выбираем нужное нам качество, затем кнопку ОК, затем кнопку Сохранить.

ВАЖНО:
Не заменяйте оригинал презентации при сохранении а сохраните как копию. Иначе, вернуть все обратно в случае если что то пойдет не так, уже не получится.

Уменьшаем размер аудио и видео файлов в презентации

Откройте презентацию (если она не открыта), содержащую аудио или видео файлы.
На вкладке Файл нажимаем кнопку Сведения, а затем в разделе Размер файлов мультимедиа и производительность щелкните элемент Сжать файлы мультимедиа.

Чтобы указать качество видео, определяющее размер видеофайла, выберите один из указанных ниже параметров.

Качество презентации. Этот вариант обеспечивает экономию места на диске при сохранении приемлемого качества аудио- и видеозаписи.
Качество для Интернета. В этом случае качество сравнимо с качеством данных мультимедиа, передаваемых через Интернет в потоковом режиме.
Низкое качество. Используйте этот вариант для экономии места на диске, например при отправке презентаций по электронной почте.

Начнется сжатие презентации.

Не забудьте сохранить презентацию.

Как сжать аудио и видео в Powerpoint 2010

Презентации Powerpoint 2010 часто улучшаются при использовании аудио- или видеофайлов. Однако иногда эти файлы встраиваются в вашу презентацию, что может сделать размер файла очень большим. Распространение больших слайд-шоу Powerpoint может быть сложным для распространения, что может затруднить охват желаемой аудитории. К счастью, вы можете научиться «как сжимать аудио и видео файлы в Powerpoint 2010», что уменьшит размер файла. Вы даже можете улучшить воспроизведение в некоторых случаях благодаря тому, что Powerpoint 2010 будет сжимать ваши файлы. Продолжите чтение, чтобы узнать, где находится эта утилита в Powerpoint 2010 и как вы можете ее использовать.

Сжатие мультимедиа в файлах Powerpoint 2010

Медиа-файлы, в частности видео, имеют тенденцию быть очень большими. К сожалению, они могут быть очень полезны в Powerpoint 2010, поэтому вы не хотите избегать их использования из-за их размера файла. Но даже если вы сделаете все возможное, чтобы уменьшить размер видеофайла до его вставки в слайд-шоу, результирующая презентация Powerpoint может оказаться слишком большой для отправки по электронной почте. Продолжите чтение, чтобы узнать, как сжимать мультимедийные файлы в файле Powerpoint 2010.

Шаг 1. Откройте файл Powerpoint 2010, содержащий файлы мультимедиа, которые вы хотите сжать.

Шаг 2: Нажмите на оранжевый «файл» на вкладке в верхнем левом углу окна, затем нажмите «Информация» в левой части окна.

Шаг 3: Нажмите «Компресс Медиа» В раскрывающемся меню в центре окна выберите нужный уровень качества, до которого вы хотите сжать медиафайл. Параметры отображаются с точки зрения качества и размера файла, который будет получен в результате сжатия, поэтому

«Качество презентации» будет выглядеть лучше, но иметь максимальный размер файла, в то время как «Низкое качество» будет выглядеть хуже, но иметь наименьший размер файла.

Шаг 4: Подождите, пока «Компресс Медиа» окно закрылось, что может занять некоторое время в зависимости от степени сжатия, которое должно произойти.

После завершения сжатия Powerpoint сообщит вам, какие файлы были сжаты и сколько места было сэкономлено. Обязательно сохраните файл после сжатия. Обычно я сохраняю его с новым именем файла, чтобы сохранить исходный файл и качество без изменений.

Как отправить презентацию по электронной почте в Powerpoint 2010

Продукты Microsoft Office 2010 действительно хорошо интегрируются. Независимо от того, выполняете ли вы копирование и вставку между приложениями или используете функцию в одной программе для улучшения документа, существующего в другой, существует множество функций, которые можно использовать в сочетании друг с другом. Одной из таких функций является возможность отправлять документ в виде вложения из Powerpoint 2010 без необходимости открывать Outlook, создавать новое сообщение и находить презентацию Powerpoint, чтобы включить ее в качестве вложения в сообщение. Вы можете следовать инструкциям в этой статье, чтобы научиться отправлять по электронной почте презентацию, сделанную в Powerpoint 2010, как можно быстрее.

Отправить презентацию Powerpoint 2010 через Outlook 2010

В этой статье предполагается, что на вашем компьютере установлены Powerpoint и Outlook 2010 и что вы настроили Outlook 2010 с нужной учетной записью электронной почты. Если у вас также нет Outlook, вам нужно просто включить сохраненную презентацию Powerpoint в качестве вложения в любую почтовую программу, которую вы используете.

Шаг 1. Начните с открытия презентации Powerpoint 2010 в Powerpoint.

Шаг 2. Проверьте каждый слайд, чтобы убедиться, что презентация завершена и готова для просмотра вашими получателями. После того как презентация будет отправлена, вы не сможете вносить изменения в копии, которые ваши получатели теперь имеют на своих компьютерах.

Шаг 3: Нажмите «файл» в левом верхнем углу окна, затем нажмите «Сохранить и отправить» вариант внизу колонки слева.

Шаг 4: Нажмите «Отправить используя электронную почту» вариант в верхней части второго столбца.

Шаг 5: Нажмите «Отправить как приложение» Кнопка в верхней части третьего столбца. В этом столбце есть некоторые дополнительные параметры, которые вы можете использовать, например: «Отправить как PDF», но это преобразует вашу презентацию Powerpoint в PDF, который не у всех есть возможности редактирования.

Шаг 6: Введите адреса ваших предполагаемых получателей в поле «к», «CC» а также «BCC» поля, введите сообщение в поле тела в нижней части окна, затем нажмите «послать» кнопка.

Powerpoint и Outlook автоматически заполнят «Тема» поле сообщения с названием презентации Powerpoint, но вы можете смело изменять его, если хотите использовать другую строку темы.

Как уменьшить размер презентации PowerPoint: пошагово

С учетом того, что в презентациях PowerPoint присутствует много изображений, встроенных роликов, диаграмм, таблиц, графиков и другого содержимого, то нет ничего удивительного в том, что файлы получаются довольно большого объёма. Далее приводятся некоторые методы, позволяющие решить вопрос, как уменьшить размер презентации.

Файлы большого размера могут вызывать обеспокоенность. Потребляется много драгоценного дискового пространства, замедляется скорость просмотра, превышается лимит отправки по электронной почте и т.п.

Первое, о чем вы могли бы подумать, когда изучаете вопрос возможности уменьшения размера файла, это об изображениях, и на это есть уважительная причина. Такие файлы могут быть довольно большими. Можно предпринять некоторые шаги для уменьшения их размера, например, применить инструменты сжатия. А вот остальное по-порядку.

Как уменьшить размер презентации

Преобразование формата

Помимо этого, можно воспользоваться функцией преобразования формата файла в PowerPoint. Старый PPT можно заменить на новый — PPTX. Версия PPTX сжимает все содержимое презентации.

Чтобы сделать это, достаточно выбрать меню «Файл» на Панели инструментов программы, а затем нажать кнопку «Преобразовать» и сохранить в новом формате. Как видите из примера, до сжатия — 3 368 Кб, после — 1 109 Кб.

Функция вставки изображения

Вместо того, чтобы использовать программную функцию вставки, многие пользователи просто копируют и вставляют изображение в презентацию. Это не является проблемой, когда вас не волнует итоговый размер файла, но если волнует, то не надо копировать и вставлять — это может привести к переформатированию картинки в форматы BMP или PNG.

В чем же проблема? Эти два формата могут быть больше, чем JPEG. Каждый раз, когда вы скопируете и вставите JPEG, он может быть преобразован в PNG, что существенно добавит много ненужных данных. Лучше использовать меню «Вставка» на Панели инструментов.

Редактирование изображений

Перед добавлением картинок в презентацию, лучше всего убедиться, что они не нуждаются в каких-либо правках. Если правки нужны — лучше воспользуйтесь каким-либо графическим редактором для этого.

Когда же вы используете инструменты редактирования изображений самого PowerPoint, вы сохраняете все их изменения, как часть презентации.

Например, при изменении фото на черно-белое, также сохраняется и его полноцветный оригинал.

Сжатие графических файлов

Вы можете применить сжатие для каждого отдельного графического файла или для всех одновременно. Для этого в меню «Файл» выберите «Сохранить как». Далее в файловом Проводнике нажмите на кнопку списка «Сервис» и выберите «Сжать рисунки».

В следующем окне установите отметку, например, для пункта «Электронная почта (96 пикселей на дюйм). Нажмите на кнопку «ОК» для внесения изменений.

Не используем встраиваемые шрифты

Возможно, для красоты, вы сможете найти и встроить какой-либо замечательный тематический шрифт для текста. Но, когда вы поделитесь презентацией с кем-то, вряд ли он тоже получит его.

Лучше отключите опцию внедрения шрифта. Это уменьшит размер файла. Перейдите в «Параметры» — «Сохранение» и снимите отметку напротив пункта «Внедрить шрифт в файл».

Ссылка на видео вместо ролика

Разница в размере после добавления целого видеоролика в презентацию или только URL-ссылки, ведущей на него, будет видна сразу. Использование полного видео рекомендовано только в случае ограниченного или отсутствующего подключения к Интернету.

Миниатюры для презентаций

Когда-то редактор позволял сохранять миниатюры, чтобы можно было получить предварительный просмотр файла-презентации в Проводнике Windows. Сегодня этого больше не требуется, но отдельная опция еще присутствует в программе.

Чтобы отключить её, нажмите на кнопку «Свойства» и потом на «Дополнительные свойства». В отдельном окне на вкладке «Документ» снимите отметку с пункта «Создать рисунок для предварительного просмотра».

Удаление конфиденциальной информации

Microsoft Office хранит вашу личную информацию. Её удаление тоже немного сэкономит место.

Нажмите на кнопку «Поиск проблем», а потом на «Инспектор документов». В окне Инспектора деактивируйте пункт «Свойства документа и персональные данные». Сохраните изменения.

Функция автосохранения

Это ни в коем случае не рекомендация, а просто предложение. Автосохранение данных по умолчанию настроено на период в 10 минут. Это немного увеличивает размер файла-презентации.

Если не боитесь потерять несохраненные внесенные изменения, которые могут быть удалены в случае отключения электричества или сбоя в программе, то перейдите в окно «Параметры» и в разделе «Сохранение» снимите отметку в соответствующем пункте.

Копирование

Копирование контента из одной презентации в другую поможет удалить некоторую лишнюю информацию. Сам процесс немного затруднителен, так как каждый слайд необходимо копировать отдельно. Однако после такого процесса все предыдущие фоновые файлы и другая незамеченная информация не будут сохранены.

Вот и всё. Это все наши советы на тему, как уменьшить размер презентации PowerPoint. Помните: перед их применением очень важно создать резервную копию вашего файла. Спасибо за внимание!

Как показать презентацию на удаленке и не облажаться

Потратили на презентацию 3 дня, переходы между слайдами настроили, анимацию добавили и Morph для вау-эффекта. И вдруг оказывается, что у получателя нет PowerPoint. Звучит грустный тромбон.

Ребята из компании Reprezent готовят презентации и спикеров для разных выступлений. Мы попросили их рассказать об инструментах и программах, которые позволяют не только редактировать презентацию вместе с коллегами, но и транслировать ее в режиме онлайн.

Наш план:

  • Отправляем презентацию по почте: форматы сохранения, сжатие файла, использование пароля;
  • Работаем командой над одной презентацией: комментарии, общий доступ, онлайн-программы;
  • Презентуем контент удаленно: PowerPoint, Zoom, Skype, Hangouts, Prezi Video.

Отправляем презентацию почтой

Форматы презентаций: pptx, ppsx, pdf, видео (mp4)

Сохраните презентацию перед отправкой. PowerPoint предлагает на выбор несколько форматов: pptx, ppsx, pdf, видео (mp4). Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Формат PPTX доступен с 2007 версии PowerPoint. Получатель может редактировать презентацию и видеть её «внутренности». При этом чтобы увидеть анимацию, ему отдельно нужно запустить показ слайдов.

Формат PDF не позволяет вносить изменения в файл. И это самый удобный формат для пересылки презентации почтой. Он открывается в браузере, не нужно специальное программное обеспечение. Но есть свои минусы — он не отображает анимацию.

Формат PPSX позволяет увидеть презентацию в режиме демонстрации. Получателю необязательно иметь установленный PowerPoint, достаточно установить бесплатный PowerPoint Viewer. Он все равно увидит анимацию, кроме перехода «Трансформация». Чтобы внести изменения в готовую презентацию, нужно ее открыть через PowerPoint.

В поле «Тип файла» выберите «Демонстрация PowerPoint». Для ранних версий Microsoft Office выберите «Демонстрация PowerPoint 97-2003»

Сохранить слайды как изображения. Возможно, вы захотите опубликовать презентацию в своих соцсетях. Используйте такие форматы изображений: gif, jpeg, png. Выбрать формат можно в поле «Тип файла».

Видео. В PowerPoint вы также можете конвертировать презентацию в видео. Если вам нужно прокомментировать слайды, в формате видео есть возможность записать аудиосопровождение. Это важно, когда нужно объяснить что-то в презентации, а у вас нет возможность провести созвон.

Можно включить речевое сопровождение и подстроить время показа слайдов.

Уменьшаем размер файла

Размер файла, который можно передать в письме, зависит от почтового клиента. Это может быть от 10 до 25 МБ. Иначе придется пользоваться облачным хранилищем, что не всегда удобно. Нужно иметь учетную запись, дополнительно скачивать файл с хранилища. Некоторые файлообменники удаляют файлы через несколько дней.

Сжимаем картинки в презентации. Чтобы уменьшить размер файла, можно сжать картинки, которые используются в презентации.

Выберите «Удалить обрезанные области рисунков», чтобы PowerPoint удалил у обрезанных заранее изображений ненужные области. Также большой вес презентации может давать видео. В PowerPoint можно автоматически уменьшить его размер, инструкция ниже.

 

Как сжать PDF-файл. По умолчанию качество печати настроено на «Высокое» значение. Чтобы его понизить, в диалоговом окне «Параметры PowerPoint» щелкните пункт «Общие». Выберите «Стандартный размер» для параметра «Оптимизация». В минимальном размере будет сильная потеря качества.

Как запаролить презентацию

Презентации могут иметь конфиденциальный контент. Чтобы ограничить к нему доступ, можно запаролить презентацию на открытие или редактирование. Можно пометить презентацию как окончательную. Тогда никто не сможет внести в нее изменения.

Важно! Если забудете или потеряете пароль, вы не сможете восстановить доступ к презентации.

Как работать над презентацией удаленной командой

Используйте примечания, чтобы прокомментировать слайд или оставить замечание. Примечание можно прикрепить к любому элементу на слайде: слову, предложению, иллюстрации.

Чтобы работать над презентацией одновременно с коллегами, сохраните ее на OneDrive или SharePoint Online для Office. Убедитесь, что у вас установлен Office 365. Откройте PowerPoint презентацию и щелкните «Общий доступ» в правом верхнем углу ленты.

Это удобно, если нужно быстро сделать презентацию. Оптимизируем процесс: определяемся со стилем презентации, распределяем слайды между исполнителями и начинаем работу.

Если не PowerPoint, то что?

Google Презентации (Google Slides) — это онлайн-приложение, в котором можно создавать и редактировать презентации, а также работать одновременно с другими пользователями. Для этого нужна только учетная запись Google.

Google Slides — это бесплатное веб-приложение с ограниченным функционалом. Вы не сможете сделать вау-переходы и сложные анимации, но для офиса или образования этого вполне достаточно.

Prezi.com — это программа по созданию презентации с нелинейной структурой. В ней очень удобно презентовать информацию, которая поделена на много разделов. Например, если вы работаете над масштабным проектом и разные команды выполняют разные задачи.

Функционал программы позволяет управлять вниманием аудитории от общей картины к деталям и обратно. Программа работает онлайн, позволяет совместно работать над презентацией и имеет анимированные переходы — приближение/удаление к объекту.

Презентуем контент удаленно

Zoom позволяет осуществлять демонстрацию экрана на настольном компьютере, планшете и мобильных устройствах с установленным приложением Zoom. Программа очень удобна для проведения офисных встреч или конференций. Организатор и участник конференции могут включить демонстрацию экрана, нажав на значок «Демонстрация экрана», расположенный на панели инструментов конференции.

Skype — классическая бесплатная программа для конференций и видеовстреч. На днях анонсировали новую функцию Meet Now. Она позволяет звонить людям, которые не пользуются Skype. Новая функция генерирует ссылку, по которой можно запустить звонок прямо в браузере.

Сервис Hangouts также позволяет демонстрировать экран участникам. Чтобы воспользоваться сервисом, нужно иметь учетную запись Google. Видеовстреча может одновременно транслироваться и записываться на YouTube. После её окончания во всех сервисах автоматически появится запись трансляции.

Prezi Video. Абсолютно новый формат презентаций и их представления. Prezi Video выводит ваш контент на экран прямо рядом с вами, подобно обычной трансляции новостей. Чтобы видео не подвисало, нужен быстрый интернет.

Вы можете выбрать шаблон презентации, добавить текст и иллюстрации. Также можно использовать презентации других пользователей, если они в настройках приватности выбирают публичное видео. Презентация автоматически добавляется в ваш проект.

Prezi Video имеет три режима показа: только вы, вы и презентация, только презентация. Между режимами можно переключаться во время записи. Видео можно записать сразу или потренироваться. Запись можно обрезать, но нельзя из нескольких собрать одну. Можно поделиться видео, скинув ссылку, опубликовать на YouTube или в соцсетях.

 

Читайте также:

Разделить / разбить файл или папку на несколько архивов (WinRar, 7-Zip)

Думаю, многие сталкивались с тем, что файл или папка превосходит по размеру необходимый лимит  (например при отправке вложения по почте, выкладывании на ftp-сервер или запись на какой- либо носитель), одно из решения является архивация данных, поскольку она поможет уменьшить размер папки или файла. Но если и этого мало и даже архив не удается сжать до необходимого лимита, в этом случае можно файл или папку разделить на несколько архивов необходимых размеров.

Этому и будет посвящена эта статья- как разделить/ разбить файл или папку на несколько архивов с помощью архиватора Winrar или 7-Zip.

Разделить / разбить файл или папку на несколько архивов с помощью WinRar.

Имеем папку pk-help.com, которую необходимо заархивировать в несколько архивов. Для этого нажимаем на ней правой кнопкой мыши, выбираем «Добавить в архив».

В открывшемся окне Имя и параметры архива,  во вкладке «Общие», слева внизу видим поле «Разделить на тома размером (в байтах)», можно воспользоваться уже заданными параметрами, например если вы хотите сохранить на дискету (хотя думаю это уже не актуально) или CD. Если же вас не устраивают прописанные размеры вы можете указать свое значение, только помните что значение указывается в байтах!!! 


Напомню:
1 Килобайт (1Кб)= 1024 байт,
1 Мегабайт 1 (Мб)= 1048576 байт,
10 Мегабайт (10 Мб)= 10485760 байт.
Соответственно, если я хочу сделать архивы не превосходящие 10 Мб. Необходимо прописать 10485760.

Нажать "ОК". В результате у меня получилось несколько архивов размер которых не превосходит указанного значения 10 Мб.

Разделить / разбить файл или папку на несколько архивов с помощью 7-Zip.

Нажимаем правой кнопкой мыши на файле или папки которую необходимо заархивировать, выбираем «7-Zip- Добавить к архиву».


В окне Добавить к архиву внизу слева есть поле "Разбить на тома размером (в байтах)", в этом поле выбираем или прописываем необходимый размер, в данном случае я хочу разбить на архивы по 10 Мб и тут есть указанный размер, соответственно я просто выбираю его (так же можно прописать  10485760- результат будет  тот же)

В результате появилось несколько архивов не превышающих 10 Мб.
Для того что бы корректно открыть созданные архивы их все необходимо поместить в одну папку и открыть первый архив.

Я очень надеюсь, моя статья помогла Вам! Просьба поделиться ссылкой с друзьями:


Оформление презентации для ВКР - Кафедра управления сестринской деятельностью

Презентация для ВКР оформляется только в программе PowerPoint!!!

НИКАКАЯ анимация Не применяется!

(Внимание! Проявляйте фантазию, подбирайте соответствующие теме ВКР цвета и фоны слайдов)

ВСЕ СЛАЙДЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРОНУМЕРОВАНЫ!

Подробнее:

1-й слайд - титульный - указывается тема, полное имя студента, инициалы и фамилия научного руководителя, звание, ученая степень (образец см.

ниже)

2-й слайд - актуальность (новизна)

3-й слайд - объект / предмет / гипотеза исследования

4-й слайд - цель и задачи исследования

5-й слайд - методы и методики исследования

6-й слайд - база, где проводилось исследование и контингент

7-8-9-й слайды - диаграммы / графики, таблицы

10-й слайд - заключение и выводы

11-й слайд - методические / практические рекомендации /практическая значимость Вашей исследовательской работы

12 слайд - спасибо за внимание!

Количество слайдов может быть и больше и меньше, но время выступления до 8 минут.

ВНИМАНИЕ!!! Сохраняйте файл с презентацией по следующим правилам:

1. Сохранить как.
2. Прежде, чем сохранять, выбирайте кнопку «Сервис» - и «Сжать рисунки».
3. Ставьте галку «для Интернета и экрана», нажимайте «ОК».
4. И только теперь, обязательно! нажмите «Сохранить».

Файл с наглядной инструкцией смотрите ниже.

Творческих успехов! Готовые презентации отправлять 

по эл.почте ваших секретарей:
[email protected]
[email protected]
[email protected]

В теме письма пишется: Презентация к ВКР, Фамилия, инициалы, группа МД (или МУ) 401

Требования к ВКР_2020 год (1).pdf

Как правильно сохранить презентацию для трансляции в интернет.pdf

ТИТУЛ_Презентация.ppt

5 проверенных способов отправить презентацию PowerPoint по электронной почте в 2021 году

После того, как вы закончили создание презентации PowerPoint - собрали контент, усовершенствовали дизайн, добавили анимацию и другие специальные эффекты - вы можете отправить ее своим ученикам и сотрудникам по электронной почте , или клиентов. Есть несколько способов отправить слайды PowerPoint по электронной почте, и тот, который вы выберете, может зависеть от нескольких вещей: размера файла, соображений безопасности и того, хотите ли вы, чтобы пользователи могли редактировать презентацию. Давайте подробно рассмотрим каждый из 5 методов.

1. Отправить как вложение по электронной почте

Отправка файла в виде вложения в электронное письмо - это, пожалуй, первое, что приходит на ум, когда возникает необходимость отправить презентацию PowerPoint по электронной почте.

Для этого:

  1. Сохраните готовую презентацию PowerPoint на жестком диске.
  2. Откройте вашу почтовую программу.
  3. Добавьте адреса электронной почты получателей.
  4. Нажмите кнопку прикрепления (обычно обозначается значком скрепки) и перейдите к файлу на жестком диске.
  5. Найдя файл на своем компьютере, дважды щелкните имя файла или значок, и он будет загружен на ваш почтовый сервер.
  6. Все, что осталось сделать, это написать тему и текст письма и нажать Отправить .

Этот метод быстрый и простой, но:

  • Он сделает отправителя уязвимым для плагиата, поскольку получатель может копировать контент по своему желанию.
  • Большинство популярных почтовых служб не могут прикреплять файлы размером более 25 МБ.
  • Файлы PowerPoint не открываются на Mac без дополнительных инструментов.
  • Файлы, созданные с помощью более новых версий PowerPoint, не открываются в более старых версиях программного обеспечения.

2. Преобразование файлов и обмен ими в PowerPoint

PowerPoint имеет множество встроенных функций, которые помогают облегчить совместное использование файлов презентаций. Вы можете отправить свою презентацию как вложение, ссылку, файл PDF, файл XPS или как интернет-факс. Чтобы получить доступ к этим функциям, щелкните Файл> Поделиться> Электронная почта .

В разделе Электронная почта выберите один из следующих вариантов:

  • Отправить как вложение , чтобы прикрепить слайды к электронной почте.
  • Отправьте ссылку , чтобы создать электронное письмо со ссылкой на ваше слайд-шоу. Но чтобы использовать этот вариант, вам необходимо иметь доступ к общему расположению, например SharePoint или OneDrive, и сохранять там свою презентацию. (Мы рассмотрим этот метод более подробно позже в статье.)
  • Отправить как PDF , чтобы сохранить слайды в формате.pdf, а затем прикрепите его к электронному письму.
  • Отправить как XPS (альтернатива Microsoft для PDF), чтобы сохранить презентацию в виде файла .xps, а затем прикрепить его к сообщению электронной почты.
  • Отправить как интернет-факс , чтобы отправить презентацию как интернет-факс. Для этого варианта вам сначала необходимо зарегистрироваться у поставщика услуг факсимильной связи.

3. Сделайте файл HTML5

Вы также можете преобразовать презентацию, которой хотите поделиться, в файл HTML5. Таким образом, ваши пользователи смогут открывать слайды в браузере и просматривать их в Интернете.У этого метода есть множество преимуществ:

  • В презентациях, преобразованных в формат HTML5, все изображения и видео выглядят так же, как и в оригинале, и все эффекты и переходы PPT сохраняются.
  • Презентации HTML5 безупречно работают во всех операционных системах и на всех устройствах, и для их открытия не требуется никакого программного обеспечения. Пользователи могут просматривать слайды HTML5 прямо в своих браузерах.
  • Слайды HTML5 легко загружать на веб-сайты или в системы управления обучением.
  • Ваши слайды будут в безопасности за стеной защиты - водяными знаками, паролями, а также временными и доменными ограничениями. Пользователи увидят вашу презентацию только тогда, когда вы им разрешите.
  • Презентации не могут быть исправлены сторонними источниками после преобразования, а это означает, что авторские права будут защищены.

Вы можете преобразовать свои презентации в формат HTML5 с помощью iSpring Converter Pro, который поставляется как надстройка PowerPoint. После установки на ленте PowerPoint появится вкладка iSpring, так что вы сможете выполнить преобразование в несколько кликов.Вот как это сделать:

  1. Загрузите и установите iSpring Converter Pro.
  2. Откройте презентацию PowerPoint.
  3. Перейдите на вкладку iSpring Converter Pro на панели инструментов PPT и щелкните Опубликовать .
  4. Выберите HTML5 .
    Если вы хотите защитить свою презентацию от несанкционированного использования, в открывшемся окне щелкните ссылку в поле Защита . Вы можете выбрать, защищать ли слайды водяным знаком, который будет отображаться на слайдах, с помощью пароля, ограничений по времени или домену или применить все эти параметры.
    После настройки параметров сохраните изменения.
  5. Нажмите Опубликовать .
  6. После завершения процесса публикации вы увидите окно, которое выглядит следующим образом: Чтобы отправить презентацию по электронной почте, нажмите кнопку «Электронная почта». Конвертер автоматически сожмет вашу презентацию в zip-архив.
  7. Затем почтовый клиент по умолчанию создаст новое электронное письмо с прикрепленным к нему файлом. Теперь вы можете указать адрес электронной почты получателя и отправить его.

Начните бесплатную пробную версию iSpring Converter Pro прямо сейчас →

4.

Превратите его в видео

Еще один способ легко поделиться презентацией по электронной почте - это преобразовать ее в файл MP4. Это особенно полезный метод, если вы хотите поделиться своими идеями с помощью видео, загрузив его на такую ​​платформу, как YouTube.

И здесь iSpring Converter Pro снова отлично подойдет. Как и в случае с файлом HTML5, после преобразования видео сохранит всю анимацию, эффекты, форматирование и звук, встроенные в исходные файлы.iSpring позволяет управлять особенностями презентации, такими как качество и размер видео, а также публикацией на YouTube из самого программного обеспечения.

Чтобы превратить слайды в видео, выполните те же действия, которые мы описали выше, но при публикации выберите Video вместо HTML5.

Затем вы можете нажать кнопку Электронная почта , чтобы отправить результат по электронной почте.

Если вы хотите загрузить свою видеопрезентацию на YouTube, перейдите на вкладку YouTube в окне публикации iSpring.

Войдите в свою учетную запись YouTube, нажав Войти в поле Учетная запись , введите информацию о видео - название, описание и категорию в соответствующие поля - и при необходимости настройте параметры. Затем нажмите кнопку Опубликовать . После этого вы можете посмотреть опубликованное видео в своем аккаунте YouTube. Единственное, что вам нужно сделать сейчас, это отправить ссылку на видео по электронной почте вашим пользователям.

См. Подробное руководство по публикации PPT на YouTube →

5.Поделиться по ссылке

Если преобразование файла PPT в другой формат - не то, что вам нужно, но презентация слишком велика для отправки по электронной почте в качестве вложения, вы всегда можете сжать ее в файл .zip перед отправкой. Или, вместо того, чтобы отправлять файл напрямую по электронной почте, вы можете загрузить его в службу хостинга файлов, такую ​​как Google Диск или Dropbox, и поделиться им, отправив ссылку получателям.

Для сжатия больших презентаций в zip-файлы:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши файл на вашем компьютере.
  2. Выберите Отправить на .
  3. Выберите сжатую (заархивированную) папку.
  4. Войдите в свою службу хостинга файлов и следуйте инструкциям, чтобы загрузить файл и поделиться им по ссылке. Когда получатели получают ваше электронное письмо, они могут щелкнуть вашу ссылку и просмотреть файл в Интернете или загрузить его на свои компьютеры и просмотреть его с помощью средства просмотра слайд-шоу PowerPoint.

Заключение

Выберите наиболее удобный метод из этих пяти для вашей работы и потребностей презентации.Кроме того, подумайте о безопасности используемого вами метода и решите, какой уровень контроля вы хотите сохранить над интеллектуальной собственностью в презентации.

Есть ли у вас другие идеи для обмена презентациями PowerPoint? Расскажите нам в комментариях ниже!

Как сжать презентацию PowerPoint

Добро пожаловать в новую серию статей в нашем блоге, в которой мы поделимся практическими советами, которые помогут вам создавать лучшие презентации. Если есть конкретный совет, который вы хотите узнать, оставьте нам комментарий ниже, и мы обязательно напишем об этом.

Один из наиболее часто задаваемых вопросов как в Интернете, так и в автономном режиме - это как сжать презентацию PowerPoint. Вот как:

Сжимайте изображения

Применяется к: PowerPoint для Office 365, PowerPoint 2016
    1. Выберите изображение, которое вы хотите сжать. Если вы хотите сжать все изображения, щелкните любое изображение.
    2. Перейти в отображаемое меню «Формат».
    3. Нажмите кнопку «Сжать» в разделе «Работа с рисунками».


  1. Выберите, хотите ли вы сжать только выбранное изображение или все изображения.
  2. Выберите один из следующих вариантов в поле «Качество изображения»:
    1. Печать (220 ppi) - для печати;
    2. На экране (150 пикселей на дюйм) - для просмотра с экрана - мы рекомендуем выбрать этот вариант. Если вы не можете это проверить, это означает, что ваши изображения ниже 150 пикселей на дюйм и вам нужно найти более качественные;
    3. Email (96 ppi) - для отправки по электронной почте;
    4. Щелкните «Использовать исходное качество» - чтобы сохранить текущее разрешение изображения / изображений и минимизировать изменения.

Pro Совет 1: Измените размер изображения, прежде чем вставлять его в презентацию.Если вы загружаете его с бесплатного веб-сайта с фотографиями, не загружайте автоматически самое высокое разрешение. Выберите нужный размер - например, если вы хотите использовать изображение для полного слайда, вам необходимо загрузить версию 2000x1300 пикселей или что-то близкое к этому. Цель состоит в том, чтобы получить его при минимальном разрешении, сохраняя при этом качественный аспект. Если у вас очень большое изображение, используйте инструмент редактирования изображений, например Adobe Photoshop, чтобы изменить его размер.

Pro Совет 2: Если вы использовали функцию «Обрезать» для любого из ваших изображений, вы можете дополнительно уменьшить размер файла, установив флажок «Удалить обрезанные области изображений».

Pro Совет 3: Вы также можете настроить PowerPoint автоматически сжимать изображения в любой будущей презентации. Перейдите в Файл -> Параметры -> Дополнительно. Прокрутите до «Размер и качество изображения» и отметьте «Отменить данные редактирования». Выберите подходящее целевое значение PPI, которое будет использоваться для уменьшения разрешения любых изображений, которые вы добавляете после этого.

Pro Tip 4 : Снимите флажок «Применить только к этому изображению», чтобы ускорить процесс.

Как сжимать презентации PowerPoint

Мультимедийные презентации - это здорово.Включение высококачественных изображений и видео часто значительно увеличивает вовлеченность аудитории, но также увеличивает размер файла. Увеличение размера файла означает, что ваша презентация, скорее всего, будет соответствовать недружественному размеру почтового этикета, но это также означает, что ваш PowerPoint будет работать намного медленнее (и может произойти сбой - см. Эту статью, чтобы узнать больше об этом ) . Но есть ли ответ? Абсолютно. Вот пять способов уменьшить размер файла PowerPoint для удобной отправки по электронной почте и быстрого запуска презентации.

Посмотрите наши советы в этом видео.

Содержание видео можно найти в статье ниже.

Метод 1. Сжатие презентаций PowerPoint с помощью встроенных инструментов

Знаете ли вы, что PowerPoint имеет встроенный инструмент сжатия изображений и видео? Это действительно так, и им действительно легко пользоваться.

Изображений:

  1. Выберите изображение на любом слайде и перейдите на вкладку Работа с рисунками Формат на ленте.
  2. Выберите «Сжать изображения» в верхнем левом углу: во всплывающем окне отображаются варианты разрешения изображения.Для большинства целей достаточно разрешения 150 пикселей на дюйм, но если вы используете особенно большой экран или собираетесь его распечатать, возможно, выберите вариант печати 220 пикселей на дюйм. Это снижает разрешение изображения до этого уровня, что должно немного уменьшить размер файла изображения.
  3. Если вы уберете первый флажок, вы примените это изменение разрешения ко всем изображениям в колоде, еще больше уменьшив размер файла.
  4. Интересно отметить, что если вы кадрируете изображение в PowerPoint, обрезанная часть изображения остается там, просто скрыта. Это также увеличивает размер файла PowerPoint, поэтому установка второго флажка удалит любую из этих скрытых областей, потенциально уменьшив размер файла еще немного.

Видео:

  1. Перейдите на вкладку «Файл» в PowerPoint, и должна быть выбрана страница «Информация».
  2. Если у вас есть видеофайлы в PowerPoint, первая кнопка на этой странице будет «Сжать медиа». Нажмите эту кнопку и выберите качество, до которого PowerPoint должен сжать файл. 1080p подходит практически для любого приложения, и во многих случаях 720p тоже подойдет.
  3. После того, как вы выбрали разрешение видео, вы увидите открытое новое окно, показывающее прогресс сжатия. Он также сообщит вам, сколько места было сэкономлено после завершения сжатия - удобно.
  4. Проверьте видео после сжатия, чтобы убедиться, что оно по-прежнему выглядит хорошо. Если вы поняли, что совершили ужасную ошибку, вы также можете отменить последнее сжатие в том же раскрывающемся меню «Сжать мультимедиа».

Это может сделать трюк, но иногда вы столкнетесь с презентацией, которая упорно отказывается дать достойный размер файла.На этом этапе вам нужно попутать.

Метод 2: Поиск больших файлов в PowerPoint

Проблема, с которой вы можете столкнуться, когда вам нужно сжать слайды PowerPoint, заключается в том, что часто вы не знаете, какой объект приводит к такому скачку размера вашего файла. Может случиться так, что 90% ваших медиафайлов в сумме составляют 5 МБ, но есть одно проблемное изображение, которое само по себе занимает 30 МБ. Вот надежный способ определить, какие файлы вызывают у вас проблемы.

  1. Перейти в папку, в которой хранится презентация.Вы можете увидеть размер файла в нижнем левом углу. Перейдите на вкладку просмотра вверху и установите флажок Расширения имени файла справа. В результате в конце всех файлов будет указано расширение типа файла, поэтому для PowerPoint это PPTX.
  2. Теперь скопируйте и вставьте файл PowerPoint, используя Ctrl + C и Ctrl + V. На копии файла щелкните .pptx и измените его на .zip. Windows выдаст вам предупреждение о том, что вы можете испортить файл, но это нормально, потому что это копия, а оригинал все еще в безопасности.Скажите «да», и тогда вы увидите, что ваш файл PowerPoint теперь превратился в zip-архив.
  3. Откройте zip-файл, и вы увидите множество недружелюбных папок. Зайдите в папку ppt и там еще больше недружелюбных папок. Затем перейдите в папку мультимедиа, и здесь вы найдете все изображения, музыку и видеофайлы, используемые в вашей презентации. На этом этапе вы можете отсортировать их по размеру файла и легко увидеть виновных, которые увеличивают объем вашего хранилища.
  4. Как только вы их получите, у вас будет несколько вариантов.Вы можете использовать программу для редактирования изображений, и приложение Photos в Windows 10 действительно хорошо для этого подходит. Просто откройте изображение, перейдите в меню точек с правой стороны, выберите «Изменить размер», а затем легко настройте разрешение изображений. В большинстве презентаций вы можете уменьшить это значение до 2MP или определить пользовательские размеры с наименьшей стороной около 1000 пикселей.
  5. Изящный способ найти большое изображение в колоде - это удалить большое изображение в zip-файле и снова заменить его на.pptx из архива .zip. Когда вы откроете его в PowerPoint, ваше изображение будет заменено белым квадратом с красным крестом внутри. Щелкните правой кнопкой мыши белое поле, выберите «Изменить изображение» и найдите другое изображение или изображение с более низким разрешением, чтобы заполнить пробел.

Для видео вам, вероятно, понадобится другой инструмент, поэтому найдите видеофайлы с помощью метода zip или извлеките их с помощью бесплатной надстройки BrightSlide PowerPoint (File & Master> Export Media Files), а затем используйте методы, указанные ниже, с помощью бесплатного программного обеспечения для редактирования видео Handbrake.

Метод 3. Уменьшение разрешения изображения в PowerPoint
  1. В PowerPoint найдите огромное изображение (с помощью метода 2), скопируйте его и физически уменьшите размер на слайде.
  2. Скопируйте новое меньшее изображение с помощью Ctrl + C, а затем вставьте его с помощью Ctrl + V. Прежде чем делать что-либо еще, вы увидите небольшое всплывающее окно в правом нижнем углу изображения, в котором есть параметры вставки. . Выберите вариант «Изображение», и ваше изображение теперь представляет собой новое изображение с более низким разрешением (потому что вы уменьшили его на слайде).Затем используйте это, чтобы заменить существующее изображение, которое вырежет версию большого размера файла.
  3. Если у вас много анимации на вашем изображении или оно находится в группе, и вам не нужно переделывать его, щелкните правой кнопкой мыши новое меньшее изображение, выберите «Сохранить как рисунок» и сохраните его где-нибудь.
  4. Щелкните правой кнопкой мыши исходное изображение и выберите «Изменить изображение», что позволит вам найти другое изображение для его замены. Если вы выберете только что сохраненное изображение, вы не увидите на слайде никакой разницы, но ваше старое изображение с большим размером файла теперь должно быть заменено на изображение с меньшим разрешением и меньшим размером файла, что помогает уменьшить размер файла. размер вашей презентации.

Метод 4. Используйте правильные типы файлов

Еще один совет - подумайте о типе файла изображения, с которым вы работаете. Три наиболее распространенных - это JPEG, PNG и TIF. JPEG являются наиболее распространенными. Обычно они немного более низкого качества, но часто бывает трудно сказать, если только экран действительно хороший или очень большой. PNG обеспечивают отличное качество для такого размера, а также позволяют иметь прозрачные области ваших изображений, но за это приходится платить, поскольку размер файла обычно довольно велик.Файлы TIF часто создаются высококачественными камерами при профессиональных фотосессиях. Они хороши для печати, но излишни в презентации PowerPoint. Поэтому, если у вас возникают проблемы с размером файла для определенного изображения, попробуйте сохранить его в формате JPEG:

  1. . В PowerPoint щелкните изображение правой кнопкой мыши и выберите «Сохранить как изображение».
  2. Выберите JPEG в раскрывающемся списке «Тип файла» в открывшемся окне.

Метод 5. Оптимизируйте файл PowerPoint, удалив ненужные вещи

Последний способ сохранить небольшой размер файла - убедиться, что в файле нет ничего, чего на самом деле нет. необходимость.Что это могло быть? Ну, это такие вещи, как огромные мастера слайдов и шаблоны с изображениями и графикой на них, которые вы просто никогда не будете использовать. Чтобы упростить работу с файлом PowerPoint:

  1. Откройте вкладку «Вид» на ленте PowerPoint и выберите «Образец слайдов».
  2. Если вы видите несколько мастеров, которых нет в вашей презентации, удалите их.
  3. Если в вашем шаблоне много изображений, и вы не можете их удалить, используйте один из других методов, чтобы сжать их, чтобы сэкономить место.

Совет 1: Всегда «Сохранить как» - в этот раз эти макеты могут не понадобиться, но они могут понадобиться в будущем.

Совет 2: Если у вас есть несколько макетов, которые вы не используете, возможно, стоит поговорить с командой, которая собрала шаблон, чтобы узнать, могут ли они уменьшить количество слайдов в интересах сохранения размера файла. низкий.

И все эти советы в совокупности помогут вам сжимать файлы PowerPoint, в результате чего получаются компактные слайды, которые вы можете использовать и с легкостью делиться!

Как уменьшить размер видеофайла с помощью HandBrake

Если вы хотите детально контролировать разрешение или кодеки, или хотите удалить части видео, вам понадобится специальный инструмент для работы с видео.Потрясающим является HandBrake, бесплатный транскодер видео отличного качества, у которого, возможно, лучший логотип и значок программы. Вы можете использовать HandBrake, чтобы изменить формат, кодек, разрешение, частоту кадров и битрейт, а также загрузить многое другое. Если это звучит немного технически, извините, но пресеты действительно хороши. Перетащите видеофайл, который вы хотите сжать, в Handbrake и в раскрывающемся меню Presets в верхнем левом углу выберите Fast 1080p30 или Fast 720p30 (это разрешение 1080p при 30 кадрах в секунду), а затем нажмите зеленую кнопку Start Encode на вершина.Это часто волшебным образом уменьшает размер файла почти вдвое, и это занимает всего несколько минут.

Если вам действительно интересно, вы можете использовать параметры диапазона вверху, чтобы обрезать видео, удалив много ненужных кадров. По сути, это то же самое, что и функция обрезки в PowerPoint, но вы сразу же удаляете все отснятые материалы из видео, вместо того, чтобы использовать функцию сжатия мультимедиа. Вы можете сделать это, если хотите, чтобы разрешение вашего видео было больше, чем максимальное разрешение 1080p, доступное для сжатых медиа, например 4K.

Также может быть полезно использовать HandBrake для преобразования формата видео, которое не воспроизводится в PowerPoint. Мой коллега Джон написал хороший обзор того, как это сделать и что еще вы можете сделать, если встроенные видео в PowerPoint не воспроизводятся, и есть хороший тестовый файл, чтобы увидеть, что может быть причиной проблемы на вашем компьютере.

Оставить комментарий

Как сжать файл PowerPoint на ПК или Mac

  • Вы можете легко уменьшить размер файла PowerPoint, что упростит совместное использование и сохранение.
  • При сжатии PowerPoint вам придется снизить качество любой музыки, видео или изображений в слайд-шоу.
  • После сжатия PowerPoint он загрузится быстрее, но мультимедиа в нем может выглядеть не так хорошо.
  • Посетите техническую библиотеку Business Insider, чтобы узнать больше.

В какой-то момент вашей жизни, связанной с созданием слайд-шоу, вы, вероятно, сохранили презентацию PowerPoint и поняли, что размер файла слишком велик.

Файлы большего размера затрудняют отправку и сохранение PowerPoints, а также увеличивают время загрузки каждого слайда.

Один из самых простых способов быстро уменьшить размер файла презентации PowerPoint - это сжать его. Когда вы сжимаете PowerPoint, вы уменьшаете качество и размер каждого медиафайла в презентации. Сюда входят видео, аудиоклипы, анимация и фотографии.

Если сжать их до подходящего размера, размер файла будет намного меньше.Однако ваши фотографии, видео и другие медиафайлы, вероятно, не будут выглядеть и звучать такими резкими.

Вот как сжать медиафайлы в PowerPoint на Mac или ПК.

Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:
Apple Macbook Pro (от 1299 долларов США в Apple)
Acer Chromebook 15 (от 179,99 долларов США в Walmart)

Как сжать файл PowerPoint на ПК

1. На ленте или в строке меню вверху экрана щелкните «Файл». Убедитесь, что на левой боковой панели выбрано «Информация».

2. Щелкните «Сжать носитель». В зависимости от того, была ли ваша версия PowerPoint создана до или после 2016 года, эта кнопка будет рядом с надписью «Мультимедиа» или «Размер носителя и производительность».

Выберите вариант «Сжать медиа." Мелани Вейр / Business Insider

3. Выберите один из трех вариантов качества мультимедиа в раскрывающемся меню. Они также будут отличаться в зависимости от того, какая у вас версия, но они сводятся к следующему:

  • Выберите параметр наивысшего качества, если вы хотите сохранить высокое качество мультимедиа для личных презентаций.
  • Выберите средний вариант для качества, сравнимого с качеством носителей в Интернете.
  • Выберите вариант с самым низким качеством, если файл необходимо максимально сжать - например, если вам нужно отправить его по электронной почте.

Выберите способ сжатия мультимедиа.Мелани Вейр / Business Insider

Как сжать файл PowerPoint на Mac

В версии PowerPoint для Mac вы можете уменьшить размер файла только изображений, но не видео или музыки.

Для этого:

1. Откройте слайд-шоу PowerPoint и нажмите «Файл» в строке меню вверху экрана.Если вы хотите сжать только определенные изображения, выберите их, прежде чем нажимать «Файл».

2. В раскрывающемся меню нажмите «Сжать изображения ...»

3. Вам будет показана «Таблица сжатия», в которой перечислены все различные способы сжатия файла. У вас будет три основных варианта:

  • «Печать» сохранит ваши фотографии в максимально возможном качестве.
  • «Просмотр на экране» снизит качество изображений примерно на 30 процентов.
  • «Отправка в сообщении электронной почты» сжимает их еще примерно на 30 процентов.

Вы также можете выбрать четвертый и последний вариант, который сохранит текущее разрешение каждого изображения, но попытается уменьшить размер файла в других областях.

4. Выберите, хотите ли вы удалить части изображений, которые были обрезаны - это поможет уменьшить размер файла.

5. Выберите, хотите ли вы сжать каждое изображение в слайд-шоу или только те, которые вы выбрали заранее.Как только вы решили, нажмите «ОК».

Как уменьшить размер файла PowerPoint (10 способов сжатия презентаций PowerPoint)

10 стратегий уменьшения размера файла презентаций PowerPoint

by Avantix Learning Team | Обновлено 18 февраля 2021 г.

Применимо к: Microsoft ® PowerPoint ® 2013, 2016, 2019 и 365 (Windows)

Вы можете уменьшить размер файла презентаций PowerPoint несколькими способами.Наиболее распространенная стратегия уменьшения размера презентации PowerPoint - сжатие изображений, видео и аудио. Однако вы также можете использовать другие методы для уменьшения размера больших файлов, включая сохранение файлов мультимедиа и PowerPoint в других форматах, а также преобразование или удаление встроенных объектов.

В этой статье мы рассмотрим 10 способов уменьшить размер презентации PowerPoint:

  1. Сжать изображения
  2. Вставить изображения вместо копирования и вставки
  3. Используйте файлы изображений меньшего размера
  4. Преобразование изображений в другой файл тип
  5. Сохранение копии изображений с художественными эффектами
  6. Сжатие аудио и видео
  7. Ссылка на аудио или видео файлы
  8. Преобразование диаграмм Excel и других встроенных объектов
  9. Сохранение копии больших файлов PowerPoint
  10. Сохранение копии в PDF формат

Примечание. Кнопки и вкладки ленты могут отображаться по-разному (с текстом или без текста) в зависимости от вашей версии PowerPoint, размера экрана и настроек панели управления.Для пользователей PowerPoint 365 вкладки ленты могут иметь разные имена. Например, вкладка «Формат изображения» может отображаться как «Формат изображения».

Чтобы просмотреть размер файла в PowerPoint:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните «Информация». В области «Свойства» размер файла указан рядом с «Размер».

После того, как вы выполните следующие стратегии, закройте и сохраните файл PowerPoint, снова откройте его и снова проверьте размер файла. Вы также можете просмотреть размер файла в проводнике Windows 10 или проводнике Windows в более старых версиях Windows.

Рекомендуемая статья : Как встроить видео YouTube в PowerPoint

Хотите узнать больше о PowerPoint? Посетите наш виртуальный класс или интерактивные курсы PowerPoint>

1. Сжатие изображений

Одним из наиболее распространенных способов уменьшения размера файла является сжатие одного или всех изображений в файле PowerPoint. Вы можете попробовать это с одним изображением за раз, чтобы убедиться, что вы довольны результатом после сжатия.

Для сжатия изображения:

  1. В обычном режиме просмотра выберите изображение на изображении на слайде.
  2. Щелкните вкладку Работа с рисунками «Формат» или «Форматирование рисунка» на ленте.
  3. В группе «Настроить» нажмите «Сжать изображения». Появится диалоговое окно.
  4. Установите флажок «Применить только к этому изображению», если вы хотите сжать только текущее изображение, или снимите этот флажок, если хотите сжать все изображения в презентации.
  5. Установите флажок «Удалить обрезанные области изображений», если вы кадрировали изображения и хотите окончательно удалить области, удаленные путем кадрирования.
  6. Выберите желаемое разрешение документа.
  7. Нажмите ОК.

Не забудьте проверить изображения в режиме образца слайдов (перейдите на вкладку «Просмотр» на ленте, а затем нажмите «Образец слайдов»), так как вы также можете сжать или удалить эти изображения.

2. Вставляйте изображения вместо копирования и вставки

Лучше вставлять изображения, а не копировать и вставлять (или перетаскивать) в файл PowerPoint. Когда вы копируете и вставляете (или перетаскиваете) изображение в презентацию, оно может потерять сжатие, изменить тип файла, а также ввести другие данные, которые могут увеличить размер файла.

Чтобы вставить изображение на слайд PowerPoint:

  1. В обычном режиме отобразите слайд, на который вы хотите вставить изображение.
  2. Щелкните вкладку «Вставка» на ленте и выберите «Рисунки» (2013 г. и более поздние версии) или «Рисунок» (2010 г.). Вы также можете щелкнуть значок «Рисунки» или «Рисунок» в заполнителе на слайде. Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите к месту с изображением.
  4. Выберите изображение и нажмите «Вставить» или дважды щелкните изображение.

У вас также есть возможность установить ссылку на файл изображения, щелкнув стрелку рядом с надписью «Вставить» в диалоговом окне «Вставить изображение» и выбрав «Ссылка на файл».Однако изображение на самом деле не находится «в» файле (что уменьшает размер файла), и если вы отправите документ по электронной почте, изображения не будут включены. Если вы используете эту стратегию, лучше всего скопировать изображение в ту же папку, что и презентация PowerPoint, и обязательно взять с собой всю папку при доставке презентации.

3. Используйте файлы изображений меньшего размера

Лучше вставлять изображения меньшего размера, чтобы уменьшить размер файлов PowerPoint. Например, если вы вставляете изображения с телефона, сделанные с высоким разрешением, это приведет к увеличению колоды PowerPoint.Создавайте, сохраняйте или отправляйте изображения с более низким разрешением и вставляйте изображения с более низким разрешением в файлы PowerPoint.

Если вы используете стандартные изображения, выбирайте изображения с самым низким разрешением (с требуемым уровнем качества). Вы также можете открыть изображение в программе редактирования изображений (например, Microsoft Picture Manager или Adobe Photoshop), а затем сохранить его с более низким разрешением.

В PowerPoint 365 одной из основных причин завышения размера файла являются 3D-модели. Хотя 3D-модели вставляются не как изображения, а как 3D-модели, они являются изображениями.Одна вставленная нами 3D-модель заняла 17 МБ. Вы не можете сжимать 3D-модели, как изображения других типов, поэтому вам может потребоваться удалить 3D-модели или использовать изображение вместо 3D-модели, если размер файла является проблемой.

4. Преобразование изображений в файл другого типа

Перед тем, как вставить изображение в PowerPoint, вы можете открыть его в программе редактирования изображений (например, Microsoft Picture Manager или Adobe Photoshop), а затем использовать «Сохранить как», чтобы сохранить изображение в другой формат.

Форматом наименьшего размера обычно является JPEG (формат Joint Photographic Experts Group) или JPG.Алгоритм сжатия JPEG значительно уменьшает размер файла изображений.

Вы также можете сохранять изображения в PowerPoint в различных форматах:

  1. Щелкните изображение правой кнопкой мыши. Появится раскрывающееся меню.
  2. Выберите «Сохранить как изображение». Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить изображение.
  4. Введите имя файла и выберите формат, например JPG или PNG.
  5. Нажмите «Сохранить».
  6. В презентации PowerPoint удалите исходное изображение.
  7. Щелкните «Вставить», а затем щелкните «Картинка (а)».
  8. Перейдите к месту с сохраненным изображением.
  9. Дважды щелкните изображение.

5. Сохранение копии изображений с художественными эффектами

Когда вы применяете художественный эффект к изображению, PowerPoint сохраняет две копии изображения (оригинал и копию с художественными эффектами). Это позволяет пользователю сбросить изображение, но может значительно увеличить размер файла. Сжатие изображений также обычно не влияет на изображения, к которым вы применили художественные эффекты.

Если вы применили художественный эффект (например, размытие) к изображению, вы можете уменьшить размер файла, используя следующий метод:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши изображение с художественным эффектом. Появится раскрывающееся меню.
  2. Выберите «Сохранить как изображение». Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить изображение.
  4. Введите имя и выберите тип файла (обычно JPG или PNG).
  5. Нажмите «Сохранить».
  6. В презентации PowerPoint удалите изображение с художественным эффектом.
  7. Щелкните «Вставить», а затем щелкните «Картинка (а)».
  8. Перейдите к месту с изображением, которое вы сохранили с художественным эффектом.
  9. Дважды щелкните изображение.

6. Сжатие аудио и видео

В 2010 и более поздних версиях PowerPoint аудио и видео файлы копируются в презентации, а не связаны с исходными файлами. Вы можете улучшить производительность воспроизведения и уменьшить размер файла PowerPoint, сжав аудио- и видеофайлы в презентации.

Файлы можно сжимать с разными уровнями качества.

В PowerPoint 2013 и 2016 можно выполнять сжатие до следующих уровней качества:

  • Качество презентации - выберите этот параметр, чтобы сэкономить место, но сохранить общее качество звука и видео.
  • Качество Интернета - выберите этот параметр, и качество будет сопоставимо с качеством мультимедиа, которое транслируется через Интернет.
  • Низкое качество - выберите этот вариант, если пространство ограничено, например, когда вы отправляете презентации по электронной почте.

В PowerPoint 2019 и 365 вы можете выполнять сжатие до следующих уровней качества:

  • Full HD (1080p) - выберите этот параметр, чтобы сэкономить место при сохранении общего качества звука и видео.
  • HD (720p) - выберите эту опцию, чтобы сэкономить место, и качество будет сравнимо с медиафайлами, передаваемыми через Интернет.
  • Стандартный (480p) - выберите этот вариант, когда пространство ограничено, например, когда вы отправляете презентации по электронной почте.

Следующие параметры сжатия отображаются в PowerPoint 2019 или 365:

Примечание. Некоторые старые форматы видеофайлов могут некорректно сжимать или экспортировать. Встроенные субтитры и альтернативные звуковые дорожки будут потеряны в процессе сжатия.

Для сжатия мультимедиа в PowerPoint:

  1. Откройте презентацию, содержащую аудио- или видеофайлы, которые вы хотите сжать.
  2. Сохраните копию презентации, чтобы вы могли сохранить копию файла на исходном носителе.
  3. В копии щелкните вкладку «Файл» на ленте.
  4. Щелкните «Информация».
  5. В области «Размер носителя и производительность» нажмите «Сжать носитель». Появится диалоговое окно.
  6. Выберите желаемый вариант сжатия. Появится диалоговое окно, указывающее, что выполняется сжатие мультимедиа. PowerPoint покажет, сколько места сэкономлено.
  7. По завершении сжатия нажмите «Закрыть».

7. Ссылка на аудио- или видеофайлы

У вас также есть возможность ссылки на аудио- или видеофайлы.При вставке аудио- или видеофайла щелкните стрелку рядом с надписью «Вставить» в диалоговом окне «Вставка» и выберите «Связать с файлом». Связанные аудио или видео фактически не находятся «в» презентации (что уменьшает размер файла), и если вы отправите презентацию по электронной почте, мультимедийные файлы не будут включены, если вы связались с аудио- или видеофайлами. Связывание было поведением по умолчанию в PowerPoint 2007 и более ранних версиях для видео и аудиофайлов большего размера.

Если вы выбрали ссылку на аудио- или видеофайлы, лучше всего скопировать медиафайлы в ту же папку, что и презентация PowerPoint, и обязательно взять с собой всю папку, когда вы доставляете презентацию.

Примечание. Вы не можете применять определенные типы форматирования к связанным видеофайлам.

8. Преобразование диаграмм Excel и других встроенных объектов

Встроенные объекты, такие как диаграммы или рабочие листы Excel, также могут увеличивать размер файла. Если вы конвертируете встроенные объекты в изображения, это может повлиять на размер или вашу презентацию. Вы также можете уменьшить размер файла, разорвав ссылки на файлы Excel.

Если вы хотите преобразовать встроенные объекты в изображения, вы можете разгруппировать их или вырезать и вставить обратно в PowerPoint.

Чтобы разгруппировать объект:

  1. Выберите диаграмму или встроенный объект.
  2. Щелкните вкладку Формат на ленте. Эта вкладка может отображаться как «Формат средств рисования», «Формат рисования» или «Формат фигуры».
  3. Выберите «Группа», а затем «Разгруппировать». Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы преобразовать объект в объект PowerPoint.
  4. Нажмите ОК.

Чтобы вырезать объект и вставить его обратно в презентацию в виде изображения:

  1. Выберите встроенную диаграмму или объект.
  2. Нажмите Ctrl + X, чтобы вырезать его.
  3. Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
  4. Щелкните стрелку под «Вставить», чтобы открыть раскрывающееся меню, и выберите «Специальная вставка».
  5. Выберите тип изображения (например, JPEG) и щелкните OK.

Если у вас есть ссылки на файлы Excel, вы можете уменьшить размер файла с помощью Редактировать ссылки на файлы. Ознакомьтесь с разделом «Как разрывать, обновлять или изменять ссылки на диаграммы или рабочие листы Excel в PowerPoint» для получения дополнительной информации о том, как разрывать ссылки.

9. Сохранение копии больших файлов PowerPoint

Неплохая идея периодически сохранять копии больших файлов PowerPoint с помощью функции «Сохранить как». Если вы сохраните копию с помощью «Сохранить как», история версий и некоторые данные редактирования будут удалены во время процесса.

Чтобы сохранить копию файла PowerPoint:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Выберите «Сохранить как». При необходимости щелкните Параметры или Дополнительные параметры. Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите в нужное место и назовите файл другим именем (например, OurServices2).
  4. Нажмите «Сохранить».

Вы можете регулярно сохранять копии больших колод и включать дату в имя файла (например, Our-Services-May-7-2020). Это также может помочь избежать повреждения файлов.

10. Сохранение копии в формате PDF

Также принято сохранять копию презентации в виде файла PDF (формат переносимого документа), чтобы уменьшить размер, а затем поделиться ею с другими. Вы можете сжимать изображения в процессе.

Чтобы сохранить презентацию PowerPoint в формате PDF (и сжать изображения):

  1. Щелкните вкладку «Файл» на ленте.
  2. Выберите «Сохранить как», а затем нажмите «Параметры» или «Дополнительные параметры», если необходимо. Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите в нужное место и введите имя файла. Вы можете использовать то же имя, поскольку расширение будет другим (PDF).
  4. В разделе Тип файла выберите PDF.
  5. Щелкните Инструменты в правом нижнем углу диалогового окна. Появится раскрывающееся меню.
  6. Выберите «Сжать изображения». Появится диалоговое окно.
  7. Щелкните нужный параметр сжатия.
  8. Нажмите ОК.
  9. Нажмите «Сохранить».

Большой размер файла - распространенная проблема в PowerPoint, и вы можете использовать эти стратегии, чтобы уменьшить размер ваших презентаций PowerPoint. Уменьшение размера ваших колод также должно помочь повысить скорость и избежать сбоев.

Эта статья была первоначально опубликована 6 ноября 2016 г. и была обновлена ​​для ясности и содержания.

Подпишитесь, чтобы получать больше подобных статей

Считаете ли вы эту статью полезной? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку рассылки.

Дополнительные ресурсы

Как изменить размер слайда PowerPoint

Как разбить, обновить или изменить ссылки на диаграммы или рабочие листы Excel в PowerPoint

Где найти бесплатные изображения для презентаций PowerPoint (10 сайтов с отличными стоковыми фотографиями)

По теме курсы

Microsoft PowerPoint: Введение

Microsoft PowerPoint: Средний / Продвинутый

Microsoft PowerPoint: Дизайн для не дизайнеров

Microsoft PowerPoint: Доступные презентации PowerPoint

Microsoft PowerPoint: Анимация Bootcamp

СМОТРЕТЬ БОЛЬШЕ КУРСОВ Запросить>

эта страница в альтернативном формате, свяжитесь с нами.

5 лучших способов исправить проблемы с размером файла PowerPoint

Помните, как вы задержались в офисе, потому что ваша колода PowerPoint отказалась покинуть папку «Исходящие»? Нажмите «Отправить»… и отправьте еще раз, произнесите молитву и отправьте еще раз… но это не помогло !! Из-за большого размера файла невозможно было отправить его вовремя, и вы пропустили крайний срок. Проблемы с размером файла PowerPoint могут полностью расстраивать и нервировать.

Добавление этого потрясающего графического видео или изображения, которое придаст вашей колоде большую визуальную привлекательность, но определенно накапливает все эти лишние байты в колоде.Вот несколько простых советов, которые помогут вам избавиться от кошмаров, связанных с размером файла PowerPoint. Посмотрите, какое волшебство эти простые трюки могут сотворить с исходной колодой PowerPoint размером 16,8 МБ.

1. Сжатие изображений:

Эксперты по PowerPoint из Chillibreeze клянутся этим трюком. И это нас никогда не подводило. Картинка с высоким разрешением обязательно должна быть большого размера. Это делает вашу колоду тяжелой, и ее загрузка или отправка в виде вложения занимает целую вечность. Легкий способ решить эту проблему - сжать ваши изображения.Как видно из примера, размер файла уменьшился с 16,8 МБ до 6,55 МБ.

2. Удаление неиспользуемых мастер-слайдов:

Мастер-слайды, как правило, добавляют веса файлу. Удаление неиспользуемых мастер-слайдов снижает размер файла. Это не дает таких радикальных результатов, как сжатие изображения, но немного уменьшает размер. Как видно здесь, размер уменьшился всего на 0,02 МБ.

3. Сохраните колоду в формате PDF:

Это хороший способ уменьшить размер файла. Как показано в примере, размер уменьшился с 16.От 8 МБ до 6,79 МБ. Размер файла значительно уменьшен. Но применяйте это только в том случае, если получателю колоды не нужно ее редактировать. Версия PDF доступна только для просмотра.

4. Встроить шрифт:

Иногда ваш клиент может захотеть использовать шрифты, которых у него нет. И чаще всего для разового использования или просто для презентации на встрече или конференции. Мы знаем, что если мы вставим шрифт, размер файла увеличится. Так что это за исправление?

К счастью, в Microsoft PowerPoint есть опция, позволяющая вставлять только символы, используемые в презентации.Этот параметр можно выбрать на вкладке «Сохранить», и он определенно помогает уменьшить размер файла. Однако ваш клиент может только просматривать, но не редактировать шрифт. Ох ... и его можно удалить, когда он ей больше не нужен.

5. Используйте ссылки вместо встраивания видео:

Это хороший совет для файлов с видео или книг в формате Excel. Вместо того, чтобы вставлять свои видео или таблицы, вы можете просто вставить ссылку. Как вы можете видеть, в упомянутом примере размер резко упал с 16,8 МБ до 6.02 МБ.

Продолжайте… применяйте эти маленькие уловки, чтобы сэкономить день и срок. Больше не будет пустых взглядов на экран компьютера, ожидающих, пока файл загрузится или покинет ваш почтовый ящик.

Как сжать картинки в презентации

Часто презентации PowerPoint содержат много разных картинок и фотографий. Это может стать серьезным проблема, потому что современные цифровые фотоаппараты высокого качества создают изображения с очень высоким разрешением, намного превышающим вам нужно для экранной презентации PowerPoint.

Когда вы пытаетесь добавить более пяти слайдов с примерно четырьмя большими изображениями, ваш файл презентации становится все больше и больше, а PowerPoint работает все медленнее и медленнее, бесполезно расходует дисковое пространство и зависает иногда. Даже если вы вставите в презентацию только часть изображения и обрежете остальное, PowerPoint сохраняет все изображения, даже если вы не видите остальную часть изображения.

К счастью, PowerPoint предлагает утилиту сжатия изображений, которая сжимает все изображения в презентации за один шаг и снижает их разрешение до разрешения, специфичного для типа вывод, который вы указываете (электронная почта, экран или печать).

Чтобы уменьшить разрешение и сжать изображения, выполните следующие действия:

1. Выберите любое изображение, и формат изображения появляется вкладка:

2. На вкладке Формат изображения в группа Настроить , щелкните Сжать изображения :

3. В диалоговом окне Сжать изображения :

В разделе Параметры сжатия :

  • Чтобы сжать все изображения в презентации, снимите флажок Применить только к этому изображению .Чтобы сжать только выбранное изображение, оставьте этот флажок установленным.
  • Чтобы сохранить невидимые области обрезанных областей изображения, выберите Удалить обрезанные области изображения. картинки чекбокс. Когда этот флажок не установлен, PowerPoint просто скрывает "обрезанные" области. Такое «укрытие» хорошо, если вы планируете менять посевные площади.

В разделе Resolution выберите желаемый уровень сжатия:

  • Высокая точность: сохраняет качество исходного изображения
  • HD (330 пикселей на дюйм): хорошее качество для дисплеев высокой четкости (HD)
  • Печать (220 пикселей на дюйм): отличное качество для большинства принтеров и экранов
  • Интернет (150 пикселей на дюйм): подходит для веб-страниц и проекторов
  • Электронная почта (96 пикселей на дюйм): минимизировать размер документа для совместного использования
  • Использовать разрешение по умолчанию - используйте это, чтобы согласовать разрешение изображений с разрешением определено в параметрах PowerPoint (см.

Ваш комментарий будет первым

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *