Как сжать документ ворд чтобы меньше весил: 3 способа уменьшить размер документа в MS Word

Если вы хотите добавить изображения в файл документа, у вас обычно есть два варианта. Самый распространенный вариант — копирование и вставка. Это проще всего сделать, поскольку вам нужно всего лишь скопировать изображение из внешнего источника и использовать ctrl + V , чтобы вставить его. Но это не стандартный метод включения изображений в документы Word.

Второй способ заключается в использовании параметра «Вставить изображения» на вкладке «Вставка». При использовании этого параметра Microsoft Word помогает настроить разрешение изображения, чтобы оно соответствовало размеру документа. Однако копирование и вставка изображений не дает такого же эффекта. Другими словами, когда вы используете параметр «Вставить изображения», размер документа в Word обычно уменьшается.

Вставка изображения в документ методом по умолчанию в Word — это самое простое. Все, что вам нужно сделать, это:

1. Щелкните область документа, в которую вы хотите вставить изображение.
2. Перейдите на вкладку «Вставка» в Word.
3. Нажмите на подменю Картинки . Это действие вызывает два или три варианта того, где может быть расположена ваша фотография.
4. Выберите наиболее подходящий вариант в зависимости от расположения изображения, которое вы хотите вставить. Это может быть интернет-источник или ваш компьютер (жесткий диск).
5. Найдите изображение и дважды щелкните по нему, чтобы перенести его в документ.

3. Форматирование изображений перед вставкой в ​​документ Word

Независимо от того, используете ли вы параметр «Вставить изображение» или «Копировать и вставить», размер результирующего документа зависит от исходного изображения. Если исходное изображение представляет собой фотографию с высоким разрешением, вполне естественно, что ваш текстовый документ наследует свойство размера. Таким образом, самое разумное, что нужно сделать, чтобы иметь документ меньшего размера с изображениями, — это сначала отформатировать исходное изображение, прежде чем вносить его в документ.

Windows предлагает несколько способов форматирования размера изображений. Самый простой в использовании из этих вариантов — Microsoft Paint. С помощью нескольких щелчков мыши вы можете уменьшить размер изображения перед его вставкой в ​​документ Word.

Чтобы форматировать изображения в Microsoft Paint,

1. Сделайте копию изображения, которое вы хотите отформатировать, из исходного места на вашем компьютере.
2. Щелкните правой кнопкой мыши скопированный файл изображения и выберите параметр открыть с помощью .
3. Выберите «Краска» в боковом меню.
4. На вкладке «Главная» перейдите в меню «Изображение» и нажмите «Изменить размер» .
5. Выберите «Изменить размер в процентах» и измените значения соотношения сторон на 25, 50 или 75, в зависимости от того, насколько вы хотите уменьшить изображение. Обратите внимание, что при выборе значений выше 100 изображение будет увеличено.
6. Оставьте отмеченным параметр Сохранять соотношение сторон
   и нажмите OK.

Теперь, когда вы вставите это отформатированное изображение в документ Word, оно не будет «весить» так много, как исходное изображение.

4. Обратите внимание на встроенные объекты в документе

Еще одним важным фактором, влияющим на размер документа Word, является наличие встроенных объектов. В этом контексте встроенный объект — это независимый цифровой объект, включенный в ваш документ. Объект называется независимым, поскольку его изменение не влияет на его источник. Хорошим примером является таблица Microsoft Excel.

Таким образом, если вы вставите указанную таблицу Excel в свой документ Word, изменение ее ячеек никак не повлияет на исходный файл Excel. Точно так же, когда вы меняете содержимое файла в Excel, ничего не происходит со встроенным файлом в вашем документе. Таким образом, встроенный объект отличается от связанного объекта.

Но у встроенных объектов есть дополнительный багаж. Поэтому избегайте их, если можете. Если нет, преобразуйте их в текст, чтобы Word воспринимал их как нативные объекты.

Чтобы преобразовать встроенные объекты в документ Word, просто используйте ctrl + shift + f9 . Это преобразует объект в изображение. Если объект представляет собой файл Excel, который вы хотите отобразить, скопируйте и вставьте содержимое таблицы непосредственно в документ.

5. Отключить встраивание шрифтов

Изображения и файлы Excel — не единственные объекты, которые можно встраивать в документ Word. Внедрение шрифтов — это метод обработки текстов, который позволяет документам сохранять одинаковые стили шрифтов. Таким образом, если документ предоставляется кому-то, у кого нет шрифтов на его компьютере, они все равно могут видеть тексты в исходном стиле шрифта. Однако документы со встроенными шрифтами, как правило, больше, чем документы без них.

Итак, если вы хотите уменьшить размер документа Word и испробовали все остальные варианты, вы можете проверить и удалить встраивание шрифта. Для этого

1. Перейдите на вкладку «Файл» в Word и щелкните ее.
2. Прокрутите вниз до Параметры и щелкните по нему.
3. В следующем меню выберите вкладку Сохранить в левой части меню.
4. Прокрутите вниз до Сохранить точность при совместном использовании этого документа
5. Убедитесь, что первая опция в этом подменю ( Встроить шрифты в этот файл ) не установлен.
6. Нажмите «ОК» и закройте меню «Файл».

Это должно удалить все встроенные шрифты в документе Word и уменьшить размер документа.

6. Используйте стили Word по умолчанию для форматирования (или настройте эти стили по своему усмотрению)

Одной из общих черт Microsoft Word с другими пакетами офисных программ является страница по умолчанию. Эта страница содержит исходное форматирование документов Word, включая стиль шрифта, размер шрифта и параметры страницы.

Если вы, как и большинство пользователей Word, можете использовать другие стили форматирования. Однако, пока вы не сделаете предпочтительные стили стилями по умолчанию, их использование будет стоить вам еще несколько байтов. Это связано с тем, что использование стилей по умолчанию в среднем приводит к уменьшению размеров документов.

Итак, убедитесь, что вы используете в своих документах стили по умолчанию или измененные стили. Это особенно эффективно для уменьшения размеров документов, когда вы применяете их к заголовкам и размерам шрифта, а также к цветам шрифта и настройкам страницы. Чем меньше изменений в этих стилях, тем лучше для документов меньшего размера.

7. Ускорьте сохранение изменений в Word

До сих пор в этой статье мы рассматривали документы Word, которыми вы делитесь в автономном режиме. Однако, когда вы делитесь документом в Интернете, есть вероятность, что предыдущие изменения не будут реализованы в исходном файле.

Чтобы еще раз изменить параметры автовосстановления,

1. Перейдите на вкладку «Файл» в Word и щелкните ее.
2. Прокрутите вниз до Параметры и щелкните по нему.
3. В появившемся меню выберите вкладку Сохранить в левой части меню.
4. Переместите курсор на опцию Сохранить документы .
5. Сосредоточьтесь на
   Сохранять информацию об автовосстановлении каждые … вариант и сократить время, отведенное на эту функцию. Сокращение до 2 минут нормально.
6. Нажмите «ОК» и закройте меню «Файл».

8. Сохранить копию документа без отслеживания изменений

Еще один сложный параметр форматирования, который часто увеличивает размер документов в Word, — это функция отслеживания изменений. Эта функция предназначена для того, чтобы помочь вам отслеживать изменения, которые вы вносите в документ с течением времени, и, возможно, отменить их. Однако, когда функция запущена, она добавляет немного веса вашему документу. Таким образом, если вы хотите уменьшить размер документа, который отслеживает изменения, все, что вам нужно сделать, это отключить эту функцию.

Чтобы остановить функцию отслеживания изменений в Word,

1. Переместите курсор на вкладку «Обзор» и щелкните ее.
2. Перейдите на ленту Changes и щелкните раскрывающееся меню Accept .
3. Из следующих вариантов выберите Принять все изменения и остановить отслеживание .

Это деактивирует функцию отслеживания вашего документа, а также уменьшает размер документа.

9. Сохранение копии документа в формате PDF и оптимизация

При сравнении документов Word (то есть документов с расширением .DOCX) с документами PDF с тем же содержимым вы обнаружите, что последний всегда значительно меньше. Основная причина этого заключается в том, что в формате PDF можно публиковать графику документа в меньшем разрешении. Это результат оптимизации.

Поэтому, если вам нужен файл документа меньшего размера, вы можете просто сохранить копию документа в формате PDF. Для этого

1. Перейдите на вкладку «Файл» и выберите Сохранить как из следующего меню.
2. Выберите, где вы хотите сохранить файл на вашем компьютере.
3. В диалоговом окне «Сохранить как» измените имя файла по своему усмотрению и выберите PDF в параметре «Сохранить как тип ».
4. Переместите курсор немного вниз к подменю Оптимизировать для и щелкните Минимальный размер ( Публикация в Интернете ).
5. Переместите курсор вправо и выберите параметр Инструменты .
6. Выберите желаемое разрешение и нажмите OK.
7. Щелкните Сохранить , чтобы сохранить документ в формате PDF, который вы только что создали.

Это должно значительно уменьшить размер вашего документа. Однако имейте в виду, что это уменьшение размера работает только с новым файлом PDF. Ваш исходный документ в формате DOCX остается того же размера.

В общем, какой бы из этих 9 методов вы ни использовали, обязательно просмотрите документ еще раз. Уменьшение размера документа бесполезно, если вы потеряете важные части документа. Поэтому убедитесь, что вы уменьшили размер документа без потери его содержимого.

Как уменьшить размер документа Microsoft Word

Файлы Word могут стать огромными, необычайно длинными, сложными файлами с множеством укоренившихся изображений, шрифтов и прочего. Также кажется, что файлы могут расти из-под контроля, по-видимому, вообще без каких-либо факторов. Если вы имеете дело с объемным документом, вот несколько способов уменьшить размер файла.

Если у вас есть файл Word, который слишком велик, самое первое, что вы попытаетесь сделать, — это сжать содержащиеся в нем изображения. Частично это связано с тем, что такие веб-сайты, как How-To Geek, на самом деле составили подробные статьи, описывающие, как это сделать, а частично потому, что изображения всегда увеличивают размер документа Word без всякой причины. Вы все равно должны продолжать и следовать предложениям, которые мы написали в этой статье, потому что, если у вас есть изображения, они вам помогут.

Однако, если у вас нет изображений или вы следовали этим идеям и вам нужно еще больше уменьшить размер файла, мы вам поможем. У нас есть много указателей, которыми мы можем поделиться, поэтому мы разбили их на то, что определенно поможет уменьшить размер документа Word, то, что может помочь, и некоторые часто предлагаемые указатели, с которыми вам не следует беспокоить.

Начнем.

Советы, которые точно помогут уменьшить размер документа

Не каждое найденное вами предложение окажется для вас полезным. Иногда это связано с тем, что они не подходят к вашей ситуации (если у вас нет изображений, то советы по сжатию изображений бесполезны), однако часто указатели просто неверны. Мы оценили все советы в этой области, поэтому мы знаем, что они работают.

Microsoft выпустила формат DOCX в Office 2007, поэтому, если вы все еще используете формат .doc, пришло время преобразовать его. Более новый тип файла .docx в основном функционирует как ZIP-файл, сжимая содержимое файла, поэтому простое преобразование файла .doc в формат .docx сделает ваш файл меньше. (Кстати, это также относится к другим форматам Office, таким как Excel (.xls в.xslx), PowerPoint (.ppt в.pptx) и Visio (.vsd в.vsdx).)

Чтобы преобразовать файл .doc, откройте в Word и щелкните Файл > > Информация > >

Преобразовать. Нажмите «ОКЕЙ» в появившейся подсказке, нажмите кнопку «Сохранить», и Word преобразует ваш документ в .docx. Word выполняет это преобразование, создавая совершенно новую версию файла в новом формате, поэтому у вас все еще будет доступна старая версия .doc.

Мы проверили это на примере 20 страниц. doc, который содержал 6 изображений, многочисленные таблицы и знаки форматирования. Исходный файл .doc весил 6001 КБ, однако преобразованный файл .docx весил всего 721 КБ. Это 12% от исходного размера. Абсолютно ничто другое, что мы рекомендуем из перечисленного ниже, не сделает больше, чтобы минимизировать размер вашего файла, поэтому, если у вас есть файлы .doc, которые вы можете преобразовать в .docx, ваша работа может быть выполнена.

Когда вы копируете и вставляете изображение в файл, Word делает предположения о том, как с ним работать. Одним из таких предположений является то, что вы хотите, чтобы вставляемое изображение было в формате BMP, который является большим типом файла, или иногда в формате PNG, который все еще довольно большой. Простая альтернатива — вставить ваше изображение в программу редактирования, сохранить его в меньшем формате, например JPG, а затем использовать «Вставить»> «Изображение», чтобы поместить изображение в ваш файл.

Вставка небольшого снимка экрана, указанного ниже, непосредственно в пустой файл Word уменьшила размер этого документа с 22 КБ до 548 КБ.

Вставка этого снимка экрана в Paint, сохранение его в формате JPG, а затем размещение этого JPG в пустом документе привело к тому, что размер документа увеличился всего до 331 КБ. Это просто более чем на 40% меньше. Еще лучше то, что использование формата GIF привело к уменьшению размера документа более чем на 60%. В увеличенном масштабе это разница между файлом размером 10 МБ и файлом размером 4 МБ.

Очевидно, это не всегда сойдет с рук. В некоторых случаях вам потребуется гораздо лучшее качество изображения, которое могут обеспечить такие форматы, как BMP и PNG. Если это небольшое изображение или вам не нужно очень высокое качество, может помочь использование более легкого формата и вставка изображения.

Когда вы изменяете изображение в Word, оно сохраняет все ваши изменения изображения как часть файла. Способы, которыми вы обрезаете изображение в своем файле, Word по-прежнему сохраняет полное исходное изображение. Измените изображение на черно-белое, и Word по-прежнему сохранит исходное полноцветное изображение.

Это увеличивает размер вашего документа без необходимости, поэтому, когда вы внесли изменения в свои изображения и уверены, что вам не нужно возвращаться к этим изображениям, вы можете удалить информацию об изменении в Word.

Однако лучше, чем удалять ненужную информацию из вашего файла, не хранить эти ненужные данные в вашем файле в самом первом месте. Любые изменения, которые вы можете сделать, даже простые, такие как обрезка или добавление стрелки, лучше всего выполнять в редакторе изображений до того, как вы вставите изображение в документ.

Да, мы сказали в начале, что этот пост был о других способах уменьшить размер вашего файла, однако в большинстве постов на эту тему рассказывается, как сжимать ваши изображения по одному (включая нашу статью), и здесь, в How- Для компьютерщика мы все стремимся открывать гораздо лучшие способы делать что-то.

Щелкните Файл > > Сохранить как > > Дополнительные параметры. (У вас может быть «Сохранить копию» вместо «Сохранить как», если у вас OneDrive с включенным автосохранением. )

Откроется диалоговое окно «Сохранить как», в котором вы получите доступ к некоторым дополнительным параметрам. Щелкните Инструменты > > Сжать изображения.

Это открывает панель «Сжатие изображений», где вы можете выбрать, какое сжатие вы хотите использовать для всех ваших изображений одновременно.

Опция «Применить только к этому изображению» неактивна, так как это инструмент «все или ничего» — либо ко всем вашим изображениям будут применены эти опции при сохранении файла, либо ни к одной. Если вы хотите выбрать разные варианты для разных изображений, это вам не подойдет. Но если вы хотите сжать все свои изображения за один раз, это вариант для использования.

Выберите нужный вариант, нажмите «ОК» и после этого сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями.

Если вы не используете необычный шрифт из далекой-далекой галактики, практически наверняка любой, с кем вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его, используя свою копию Word (или полностью бесплатную альтернативу, такую ​​как Libre Office) . Почему вы хотите потерять область в своем файле, внедрив стили шрифта? Остановите это, выбрав «Файл» > > «Параметры» > > «Сохранить» и отключив параметр «Встроить шрифты в файл».

Вы можете подумать, что это не имеет большого значения, однако вы ошибаетесь. Если у вас включено встраивание шрифтов и отключена опция «Не встраивать типичные системные стили шрифтов», разница в размере файла составляет почти 2 МБ. Даже с включенным параметром «Не встраивать типичные системные стили шрифтов» (что указывает на то, что такие шрифты, как Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. д., не состоят из них), файл по-прежнему почти на 1,3 МБ больше.

Итак, прекратите встраивать стили шрифтов в свой файл.

Недавно мы рассказали вам, как встроить или связать электронную таблицу Excel в документе Word (и вы можете делать это и с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio). Если вы можете создать ссылку на электронную таблицу, а не встроить ее, вы сэкономите большую часть размера файла Excel. Вы не сохраните все это, потому что подключенная электронная таблица все равно будет иметь некоторый размер, однако ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем полное встраивание. Конечно, наряду с преимуществами у соединения есть и недостатки, поэтому обязательно прочитайте эту статью, чтобы понять их, прежде чем делать это.

В то время Word позволял сохранять уменьшенное изображение файла, чтобы Windows могла быстро просмотреть его в проводнике. В настоящее время File Explorer может делать это сам по себе и не нуждается в помощи Word, однако альтернатива все еще существует в вашем документе. В нашем тестовом файле размером 721 КБ включение этого параметра увеличило размер файла до 3247 КБ. Это в 4,5 раза больше размера исходного файла — даром. Вы найдете этот параметр в меню «Файл» > > «Информация» > > «Свойства» > > «Дополнительные свойства».

Снимите флажок «Сохранить эскизы для всех документов Word» и нажмите «ОК».

Название этого варианта немного вводит в заблуждение, потому что его отключение здесь влияет только на открытый документ, даже если он говорит «все файлы Word». Если это включено по умолчанию при разработке файла, вам потребуется отключить его в шаблоне дизайна Normal.dotx, и Microsoft предоставила отличные рекомендации для этого, если вы не знаете, как это сделать.

Вы также можете отключить эту настройку в диалоговом окне «Сохранить как», где она называется более правильно «Сохранить миниатюру».

Индивидуальная информация не только увеличивает размер вашего документа, но также может предоставить вашим читателям информацию, которую вы не хотите, чтобы они имели. Также может быть информация, которая была отформатирована как скрытая, и если вам не нужен этот скрытый текст в файле, почему бы не удалить его?

Удалите эти ненужные данные из файла, выбрав «Файл» > > «Информация» > > «Проверить наличие проблем», а затем нажав кнопку «Проверить документ».

Убедитесь, что «Свойства документа и личная информация» включены, и после этого нажмите «Проверить». После завершения работы Инспектора нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и личная информация».

Это действие уменьшило размер нашего тестового файла на 7 КБ, так что это незначительная величина. Тем не менее, удалять личные данные из ваших файлов — отличная практика, поэтому, скорее всего, вам все равно следует это сделать. Имейте в виду, что вы не можете восстановить эти данные после их удаления, поэтому убедитесь, что вы согласны с тем, что они предшествуют их удалению. Вы можете сделать то же самое для альтернатив «Невидимый контент» и «Скрытый текст», однако это уменьшит размер вашего файла только в том случае, если у вас есть скрытый контент.

Среди замечательных функций Word — на самом деле, одной из замечательных функций каждого приложения Office — является автоматическое восстановление. Эта функция создает регулярные резервные копии вашего файла во время работы, поэтому в случае сбоя Word или внезапной перезагрузки компьютерной системы (например, когда Windows выполняет ночное обновление системы) вам будут представлены автоматически восстановленные версии открытых документов. в следующий раз, когда вы запустите Word. Очевидно, что все эти версии увеличивают размер вашего файла, поэтому, если вы отключите автовосстановление, ваш файл будет меньше.

Перейдите в меню «Файл» > > «Параметры» > > «Сохранить» и отключите параметр «Сохранять информацию об автовосстановлении каждые [x минут]».

Это не изменит сразу, но остановит добавление новых версий AutoRecover к файлу, когда вы с ним работаете.

Просто имейте в виду, что у вас больше не будет версий AutoRecover, поэтому, если Word внезапно выйдет из строя или закроется, вы потеряете всю свою работу, учитывая, что вы в последний раз ждали.

Пока вы работаете над документом, Word сохраняет в фоновом режиме различные элементы, чтобы помочь вам. Мы продемонстрировали, как отключить их, где это возможно, и как стереть данные, которые собирает Word, но, вероятно, в вашем документе все еще будут вещи, которые вам не нужны. Если вы обнаружите себя из-за такого увеличения размера файла, вы можете создать новый файл, а затем скопировать в него все, что угодно.

Начните с создания нового пустого документа. Выделите весь материал в текущем документе, нажав Ctrl+A. В новом документе нажмите Ctrl+V, чтобы вставить что угодно. Это копирует весь ваш текст, области, формат, параметры дизайна страницы, нумерацию страниц — все, что вам нужно.

В вашем совершенно новом документе не будет предыдущих сохранений в фоновом режиме, сведений об автовосстановлении или предыдущих версий, и это необходимо для минимизации размера файла.

Имейте в виду, что при этом будут скопированы все изменяемые данные в ваших изображениях, поэтому вы можете сначала удалить их из исходного файла, прежде чем копировать все в свой новый файл. Если вы этого не сделаете, это не имеет большого значения. Вы все еще можете удалить его из своего нового документа.

Мы не можем сообщить вам, сколько это сэкономит, из-за того, что это может быть что угодно, от нескольких килобайт до большого количества мегабайт, но это всегда стоит делать, если вы хотите убрать как можно больше жира из вашего документ.

В качестве бонуса мы также увидели, что эта копия/вставка в совершенно новую технику работы с документами устраняет нечетные ошибки в документах Word, которые было бы трудно найти другими способами.

Советы, которые могут помочь уменьшить размер документа

Некоторые советы кажутся полезными, однако мы не смогли добиться с ними положительного результата. Мы не говорим, что они не помогут уменьшить размер вашего файла, но похоже, что вам потребуется определенный набор сценариев, чтобы воспользоваться ими. Мы настоятельно рекомендуем сначала попробовать идеи из предыдущего раздела, а затем предложить их, если вам это нужно.

Чем сложнее файл и чем дольше вы его сохраняли, тем дольше он может сохраняться при нажатии кнопки «Сохранить». Чтобы упростить эту задачу, в Word есть параметр «Файл» > > «Параметры» > > «Дополнительно» под названием «Разрешить фоновое сохранение».

Этот параметр включен по умолчанию и сохраняет файл в фоновом режиме, пока вы над ним работаете. Идея заключается в том, что когда вы нажмете «Сохранить», будет меньше изменений для сохранения, поэтому они будут сохранены намного быстрее. Во многом это возврат к тем дням, когда Word занимал пропорционально большее количество системных ресурсов, а в современных системах это, вероятно, не требуется, особенно если вы не редактируете очень длинные или сложные файлы.

Вопрос о том, влияет ли это на размер файла, пока не выяснен. Если оставить документ открытым с включенным этим параметром, размер нашего тестового документа не изменится (тогда как оставление включенным автовосстановления приведет к увеличению размера файла). Внесение изменений в течение примерно 30 минут также не привело к существенному изменению размера документа, несмотря на то, был ли включен или выключен параметр «Разрешить сохранение в фоновом режиме». Также не повлияло отключение изменения скорости сохранения документа.

Короче говоря, решать вам. Если его отключение не уменьшает размер вашего файла, оставьте его включенным, потому что все, что Word делает для автоматического сохранения ваших документов, является преимуществом.

RTF представляет собой расширенный текстовый формат и является открытым стандартом для файлов, который предоставляет немного больше формата, чем обычный текст, но не все навороты DOCX. Идея преобразования DOCX в RTF заключается в том, что он удаляет все дополнительное форматирование и любую скрытую информацию, поэтому, когда вы сохраняете свой RTF обратно в файл DOCX, размер файла будет меньше.

При преобразовании нашего 20-страничного тестового документа размером 721 КБ в RTF размер файла увеличился до 19,5 МБ (поэтому не используйте RTF, если вам нужен небольшой файл). Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономия 7 КБ — менее 1% — и, поскольку RTF не мог справиться с некоторыми простыми форматами таблиц, которые мы использовали, нам пришлось переформатировать… что увеличило размер обратно до 721 КБ.

Не похоже, что этот файл будет иметь много преимуществ для вашего файла, особенно когда современный DOCX имеет много возможностей форматирования, с которыми RTF не может справиться.

Это та же идея, что и преобразование в RTF, за исключением того, что HTML является веб-форматом. Наш тест на преобразование показал почти такие же результаты, что и при использовании RTF.

Мы попробовали это с нашим файлом DOCX размером 721 КБ, и он преобразовал его в файл HTML размером 383 КБ. Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономия на 1%, но форматирование, особенно заголовков, было нарушено, и их пришлось переделывать.

Файл DOCX представляет собой сжатый файл, подобный архиву, созданному с помощью 7-Xip или WinRar. Это означает, что вы можете открыть его с помощью этих инструментов и увидеть все содержимое. Одно из предложений, которое вы можете увидеть, состоит в том, чтобы извлечь все файлы из вашего DOCX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать этот архив в расширение файла DOCX. Привет, вуаля, у вас есть сжатый документ Word! Теоретически это кажется возможным, однако, используя как 7-Zip, так и WinRar, а также различные форматы архивов, мы обнаружили, что каждый раз, когда мы пытались открыть отправленный файл . docx, Word сообщал нам, что файл поврежден.

В этой концепции может быть некоторая польза — наш файл размером 721 КБ оказался всего лишь 72 КБ — однако мы бы не рекомендовали его, если вы не хотите потратить много времени на эксперименты, чтобы попытаться заставить его работать. Точно так же сохранение может быть просто потому, что процесс сжатия фактически удалил/сжал что-то, что мешает Word открыть документ, но мы не можем быть в этом уверены.

Часто рекомендуемые советы, которые, скорее всего, не будут иметь никакого значения

В сети бродит несколько идей, которые кажутся разумными, но не дадут большого результата. Это не означает, что вы не должны пытаться их использовать, просто вы не должны ожидать большого влияния на размер вашего файла.

Word сохраняет предыдущие варианты вашего файла, пока вы над ним работаете. Это функция автосохранения, и некоторые люди предлагают стереть ее, выбрав «Файл» > «Информация» > «Управление документом» и удалив все старые варианты.

Нет смысла делать это, потому что эти старые варианты хранятся в файловой системе Windows, а не в вашем документе Word. Их удаление не сделает ваш документ меньше. Если вы хотите избавиться от любой предыдущей информации об изменениях в файле, либо скопируйте материал в совершенно новый файл, либо выполните команду «Файл» > > «Сохранить как», чтобы сохранить его в совершенно новый документ, как мы предлагали ранее.

Если вы хотите скопировать и вставить из одного файла в существующий файл, вы можете использовать различные альтернативы вставки.

Если нажать кнопку «Вставить» (или нажать Ctrl+V), по умолчанию используется вариант «Сохранить исходное форматирование». При этом копируются нестандартные шрифты и форматирование, такие как жирный шрифт, курсив и т. д. Если вы нажмете «Сохранить только текст», это, по крайней мере, так гласит теория, уменьшит размер файла за счет устранения формата.

Мы попытались сделать это с 20-страничным файлом, в котором к тексту на каждой странице было применено множество вариантов форматирования, а типичная разница в размере составляла чуть менее 2 КБ на страницу. Это может быть значительным, если у вас есть файл из 250+ страниц, где он будет составлять около 0,5 МБ, но действительно ли у вас будет 250-страничный документ Word без какого-либо формата? Скорее всего, нет, так как это будет в основном нечитаемо, поэтому вы потеряете свои сбережения, когда вернете форматирование обратно.

Любые преимущества этого подхода, скорее всего, связаны с советом, который мы предложили выше: скопируйте и вставьте весь файл в новый документ, чтобы избавиться от предыдущих версий, старых изменений редактирования и т. д.

Word предоставляет вам альтернативу изменению размера страницы, выбрав Макет > > Размер и изменив размер по умолчанию «Письмо». Есть указатели, дрейфующие в этом состоянии, если вы выберете меньший размер, но такой же размер, как «А4», другие читатели не заметят, и вы получите небольшую экономию размера.

Мы попробовали это с 20-страничным файлом с размером «Letter», который составлял 721 КБ. Мы изменили размер на «A4», «A5» (что составляет половину размера «A4») и «B5», и каждый раз наш документ оставался стабильным 721 КБ. Проще говоря, на размер файла это никак не повлияло.

В меню «Файл» > > «Параметры» > «Дополнительно» есть параметр «Встроить лингвистические данные», и в разных местах вы увидите подсказки, сообщающие вам, как его отключить. На первый взгляд это кажется доступным — не будут ли дополнительные лингвистические данные увеличивать размер документа?

Другими словами, ответ будет отрицательным, если вы используете современный файл .docx. Word управляет лингвистической информацией за кулисами и не занимает места в документе.

Отключение этого параметра может немного изменить старые файлы .doc, но даже в этом случае, только если вы использовали инструмент рукописного ввода, а в Word есть некоторые «детали исправления подтверждения рукописного ввода» для сохранения. В противном случае это не имеет никакого значения.

Это наш относительно подробный список способов, которыми вы можете сократить файлы Word до нужного размера, однако мы всегда ищем новые подходы, которые можно попробовать (или опровергнуть).